Organiser un marché de l’art, étape par étape
Un marché de l’art se prépare d’abord comme un projet d’exposition, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu avant d’inviter les artistes. Prévoyez ensuite les inscriptions, la répartition des stands, les autorisations et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, vérifier le matériel et transmettre des informations précises pour éviter les retards le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Inviter les artistes
2 personnes
- 5
Publier le formulaire d'inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
- 8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Établir la liste des participants
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Répartir les emplacements
2 personnes
- 13
Envoyer les informations aux participants
- 14
Commander le catering
- 15
Vérifier la liste des courses
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Retirer de l'argent liquide
- 18
Confirmer les artistes par téléphone
2 personnes
- 19
Vérifier le lieu
2 personnes
- 20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
- 21
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
- 24
Accueil des artistes
3 personnes
- 25
Décharger les œuvres d’art
4 personnes
- 26
Présenter les œuvres d’art
8 personnes
- 27
Placer les étiquettes de prix
3 personnes
- 28
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 29
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
- 30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 31
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 32
Préparer les en-cas
2 personnes
- 33
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
2 personnes
- 34
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 35
Ouvrir les portes
2 personnes
- 36
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 37
Fournir les informations
2 personnes
- 38
Traiter les paiements des ventes
3 personnes
- 39
Préparer les emballages cadeaux
2 personnes
- 40
Servir le café et le thé
2 personnes
- 41
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 43
Vider les poubelles
2 personnes
- 44
Vérifier les toilettes
- 45
Soutenir les exposants
2 personnes
- 46
Annoncer le signal de fin
- 47
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
- 48
Clôturer la caisse
2 personnes
- 49
Emballer les œuvres d'art
8 personnes
- 50
Décharger les œuvres d’art
4 personnes
- 51
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 52
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 53
Faire la vaisselle
2 personnes
- 54
Rassembler les déchets
3 personnes
- 55
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 56
Rapporter le matériel
3 personnes
- 57
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 20
- Tables pliantesqté 6
- Chaisesqté 30
- Tabourets de barqté 6
- Nappesqté 26
- Portants à vêtementsqté 4
- Boîtes de rangementqté 12
Décoration
- Numéros de standqté 20
- Panneau d’accueil
- Panneaux de directionqté 8
- Panneaux indicateursqté 6
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Vases en plastiqueqté 12
- Décoration de tableqté 20
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Caissesqté 2
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Microphone à main
- Enceinte Bluetooth
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verres à boireqté 100
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Cuillères à caféqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Ciseauxqté 8
- Pinces de serviceqté 6
- Verres doseursqté 2
- Ouvre-bouteillesqté 4
- Pains de glaceqté 20
Présentation
- Chevaletsqté 30
- Cadres photoqté 20
- Panneaux d'affichageqté 12
- Presse-papiersqté 20
- Panneaux d’affichageqté 8
- Bacs en plastiqueqté 20
- Présentoirs à filqté 12
- Présentoirs d'étalageqté 12
Vente
- Étiquettes de prixqté 250
- Sacs en papierqté 150
- Rouleaux de papier cadeauqté 4
- Rouleaux de ruban d’emballageqté 6
- Rouleaux d'autocollantsqté 4
- Rouleaux de tickets de caisseqté 10
- Plateaux pour espècesqté 4
- Stylosqté 30
- Blocs-notesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Aspirateur
- Balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
Sécurité
- Goulottes de câblesqté 12
- Ruban de balisageqté 4
- Tapis antidérapantsqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu avant de publier l’appel aux artistes : vérifiez les horaires d’installation, l’accès pour le déchargement, l’électricité et les règles concernant les tentes de réception.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste des participants, de répartir les emplacements et de demander les besoins alimentaires.
- Attribuez chaque stand à l’avance et envoyez à chaque artiste son numéro, l’horaire d’arrivée, les possibilités de stationnement et les dimensions de son emplacement au moins 7 jours avant l’événement.
- Contrôlez le matériel 48 heures avant l’ouverture : tables pliantes, chaises, nappes, signalétique, rallonges, multiprises et terminaux de paiement sont souvent oubliés ou en quantité insuffisante.
- Le jour J, prévoyez une équipe d’accueil avant l’arrivée des artistes. Les tentes, tables et numéros de stand doivent être installés avant le début du déchargement des œuvres, afin d’éviter les files et les changements de dernière minute.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?
- Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, inviter les artistes, traiter les inscriptions et commander le catering sans travailler dans l’urgence.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions des artistes ?
- Ouvrez le formulaire environ 5 semaines avant le marché et fixez une clôture 3 semaines avant. Gardez ensuite 7 à 10 jours pour confirmer les artistes et répartir les stands.
- Que faut-il prévoir pour l’installation le jour du marché ?
- Commencez l’installation 3 à 4 heures avant l’ouverture au public. Les tentes, tables, chaises, signalétique et branchements doivent être en place avant l’accueil et le déchargement des œuvres.
- Combien de stands peut-on installer dans un marché de l’art ?
- Le nombre dépend de la surface réellement disponible et des circulations à conserver. Mesurez les emplacements avant les inscriptions, puis gardez au moins 1 mètre de passage entre les rangées pour permettre au public de circuler.
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