Kunstmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een kunstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kunstenaars en tafels regelen. Je moet deelnemers op tijd vastleggen, standplaatsen logisch indelen en betalingen, stroom, bewegwijzering en catering testen voordat bezoekers komen. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna toe naar de inrichting van de markt. Deze checklist bevat 78 taken en 59 spullen, zodat je ook de kleine zaken klaarzet die op de dag zelf vaak ontbreken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
Promotietekst opstellen
Evenement online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standplaatsen indelen
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Drankinkoop berekenen
Stroompunten controleren
2 personen
Plattegrond afdrukken
Routeborden voorbereiden
2 personen
Standnummers maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Prijskaartjes afdrukken
2 personen
Kassabonnen voorbereiden
Betaalapparaten testen
2 personen
Promotieposters ophangen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Displaypanelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kunstenaarsstands markeren
2 personen
Tafelkleden leggen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Cateringtafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Kunstenaars ontvangen
3 personen
Kunstenaars aanmelden
2 personen
Kunstwerken uitladen
5 personen
Kunstenaarsstands inrichten
8 personen
Prijskaartjes plaatsen
4 personen
Publieksinformatie klaarleggen
2 personen
Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
Kunstmarkt presenteren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kunstenaars uitzwaaien
3 personen
Kunstwerken uitladen helpen
5 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Catering afsluiten
2 personen
Nazorg
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Displaypanelen demonteren
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afkoppelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Posters verwijderen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Facturen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 30
- Klapstoelenaantal 60
- Infobalie
- Kassa tafel
- Cateringtafelaantal 2
- Tafelkledenaantal 32
- Displaypanelenaantal 20
- Schoorbankenaantal 10
Apparatuur
- Betaalterminalsaantal 2
- Kassaboxenaantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Pinbonrollenaantal 6
- Verlenghaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 10
- USB-opladersaantal 6
- Handmicrofoon
- Kleine speakeraantal 2
- Klembordenaantal 6
- Rekenmachinesaantal 2
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Scharenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerkommenaantal 12
- Melkkannetjesaantal 6
- Suikerkommenaantal 6
Decoratie
- Slingersaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Informatiebordenaantal 8
- Standnummersaantal 30
- Prijskaarthoudersaantal 80
- Naambadgesaantal 70
- Pennenaantal 30
- Krijtbordenaantal 6
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 8
- LED-bouwlampenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 4
- Afzetlintaantal 4
- Kabelmattenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open het aanmeldformulier zodra datum en locatie vaststaan en geef deelnemers een duidelijke sluitingsdatum. Bevestig de indeling daarna opnieuw, zodat je niet op het laatste moment standnummers of plattegronden moet aanpassen.
- Plan de standindeling op papier en controleer per plek de benodigde ruimte, looproute en stroom. Leg standnummers, naambadges en prijskaartjes uiterlijk de dag vóór de kunstmarkt klaar.
- Test betaalterminals, kassaboxen en pinbonrollen vóór openingstijd. Neem daarnaast rekenmachines en kassabonnen mee voor het geval een betaalapparaat of verbinding uitvalt.
- Controleer de stroompunten voordat je koffiezetapparaten, waterkokers, speakers en verlichting aansluit. Gebruik verlenghaspels en stekkerdozen alleen op veilige plekken en houd kabels uit de bezoekersroute.
- Koel dranken tijdig en bereken de inkoop per gepland bezoekersaantal. Zet catering, infobalie en kassa op aparte tafels, zodat vragen, eten en betalingen elkaar niet in de weg zitten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het uitnodigen van kunstenaars. Open daarna de aanmeldingen en plan de promotie, inrichting en catering in vaste stappen.
- Hoeveel kunstenaars heb ik nodig voor een kunstmarkt?
- Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de grootte van de stands. Reken per deelnemer op één duidelijk afgebakende standplaats en houd brede looproutes vrij; maak de definitieve indeling zodra de aanmeldingen sluiten.
- Wanneer moet ik de deelnemers van een kunstmarkt bevestigen?
- Bevestig deelnemers uiterlijk 2 tot 3 weken vóór de markt, zodra de standindeling rond is. Stuur daarna standnummer, aankomsttijd, route, stroominformatie en praktische afspraken in één bericht.
- Wat moet ik de dag voor een kunstmarkt klaarzetten?
- Leg minimaal 1 dag vooraf plattegronden, routeborden, standnummers, naambadges, prijskaartjes, kassabonnen en materialen per onderdeel klaar. Test ook alle betaalapparaten en koel de dranken voordat de opbouw begint.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!