Organiser un marché de l’art sans rien oublier

Un marché de l’art demande plus qu’une liste d’artistes et quelques tables. Il faut confirmer le lieu, vérifier les autorisations, répartir les emplacements et préparer l’accueil, les paiements et le catering. Cette checklist suit l’ordre utile, des premières confirmations jusqu’au montage. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : alimentation électrique, étiquettes de prix, tickets de caisse, badges et panneaux de direction.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Inviter les artistes
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
Publier l’événement en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Calcul des achats de boissons
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Imprimer le plan
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Créer les numéros de stand
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer les tickets de caisse
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les panneaux d'affichage
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Baliser les stands des artistes
2 personnes
Déployer les nappes
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre en place la table de restauration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Accueil des artistes
3 personnes
Inscrire les artistes
2 personnes
Décharger les œuvres d’art
5 personnes
Aménager les stands des artistes
8 personnes
Placer les étiquettes de prix
4 personnes
Préparer les informations pour le public
2 personnes
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Soutenir les artistes
2 personnes
Présenter le marché d’art
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Saluer les artistes au départ
3 personnes
Aider à décharger les œuvres d’art
5 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Clôturer le catering
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Démonter les panneaux d’exposition
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’éclairage
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Retirer les affiches
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 30
Chaises pliantesqté 60
Bureau d’information
Table de caisse
Table de cateringqté 2
Nappesqté 32
Panneaux d'affichageqté 20
Bancs d’égliseqté 10

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Rouleaux de ticket de caisseqté 6
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Chargeurs USBqté 6
Microphone à main
Petite enceinteqté 2
Presse-papiersqté 6
Calculatricesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Saladiers de serviceqté 12
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Décoration

Guirlandesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneaux d'informationqté 8
Numéros de standqté 30
Supports de prixqté 80
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 30
Panneaux en ardoiseqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Passe-câblesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date, le lieu et les autorisations avant d’inviter les artistes. Sans ces trois éléments, les inscriptions et la communication risquent d’être reprises plusieurs fois.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour pouvoir traiter les demandes, recueillir les besoins alimentaires et répartir les emplacements avant de confirmer les participants.
Préparez un plan imprimé avec les numéros de stand, puis affichez-le à l’entrée. Prévoyez aussi des panneaux de direction : les visiteurs ne doivent pas devoir demander leur chemin à chaque arrivée.
Testez les terminaux de paiement, les caisses et les rouleaux de tickets au plus tard la veille. Vérifiez également les rallonges, multiprises et points d’alimentation avant l’installation des stands.
Calculez les achats de boissons après avoir estimé le nombre de participants et de visiteurs. Refroidissez les boissons suffisamment tôt et regroupez le matériel, les badges, les étiquettes de prix et les tickets de caisse la veille.

Questions fréquentes

Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un marché de l’art ?: Ouvrez le formulaire au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Gardez ensuite 2 semaines pour traiter les inscriptions, répartir les emplacements et confirmer les artistes.
Que faut-il préparer pour les stands d’un marché de l’art ?: Prévoyez les tentes, tables, chaises, nappes et numéros de stand selon le plan d’implantation. Imprimez aussi les badges et les étiquettes de prix au plus tard la veille.
Quand tester les terminaux de paiement ?: Testez chaque terminal et chaque caisse au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez les chargeurs, les rouleaux de tickets et la présence d’une solution de secours en cas de problème électrique ou de connexion.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de l’art ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les tentes, tables, signalétique, caisse et espace catering. Ajoutez 30 minutes pour un contrôle final du plan, des paiements et des boissons avant l’arrivée du public.

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