Kunstlezing organiseren: praktische checklist

Een kunstlezing staat of valt met een goede volgorde: eerst leg je de spreker en locatie vast, daarna regel je programma, uitnodigingen en techniek. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen voordat je catering en zaalindeling definitief maakt. In de laatste dagen controleer je beeldmateriaal, presentatie en apparatuur. Op de dag zelf werk je van ruimtecontrole en opbouw naar ontvangst, koffie, thee en de lezing. Deze checklist bevat 48 taken en 38 spullen, zodat je ook de kleine voorbereidingen niet te laat ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Spreker vastleggen
Locatie reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Techniek reserveren
Beeldmateriaal opvragen
Presentatie controleren
2 personen
Naamkaartjes maken
Bewegwijzering printen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Locatie openen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen inrichten
3 personen
Sprekersplek inrichten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verlichting instellen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen

Event

Spreker ontvangen
Bezoekers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lezing begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Vragenronde begeleiden
Pauzehapjes serveren
2 personen
Presentatiebestanden bewaren
Borrelhapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Bezoekers informeren over vertrek

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie afsluiten
Apparatuur retourneren
2 personen
Materialen opbergen
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Informatiebordenaantal 4
Fotolijstenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekcontrole vóór de dag zelf. Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, microfoon en luidsprekers samen met de presentatie; neem een reservekabel en voldoende verlengsnoeren mee.
Maak de zaalindeling op basis van het verwachte aantal aanmeldingen. Zet stoelen gericht op het scherm, houd een duidelijke doorgang vrij en plaats de registratietafel bij de ingang.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk enkele dagen voor de lezing. Zo kun je hapjes, borden, bestek en serveerplateaus passend klaarzetten.
Geef de spreker vooraf één duidelijk programma met aanvangstijd, spreektijd, pauzemoment en technische afspraken. Vraag het beeldmateriaal op tijd op en controleer de presentatie nogmaals op de laptop van de locatie.
Reserveer op de dag zelf extra tijd voor openen en testen. Controleer eerst verlichting, stoelen, tafels en bewegwijzering; zet daarna koffie, thee, water en koude dranken klaar voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstlezing organiseren?: Leg de spreker en locatie bij voorkeur minstens 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna op tijd, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en de zaalindeling nog kunt verwerken.
Welke techniek heb ik nodig voor een kunstlezing?: Reken minimaal op een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en een stroomvoorziening met verlengsnoeren en stekkerdozen. Gebruik bij een grotere ruimte ook een draadloze microfoon en luidsprekers en test alles minstens 1 dag vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kunstlezing?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, de zaalindeling, registratie, verlichting en techniek. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige geluid- en presentatietest.
Wanneer zet ik koffie, thee en hapjes klaar?: Bereid koffie en thee ongeveer 30 tot 45 minuten voor de ontvangst voor. Zet dranken en hapjes pas klaar nadat de ruimte en techniek zijn gecontroleerd, zodat niets omvalt of te lang ongekoeld staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.