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Kunstvortrag organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kunstvortrag steht und fällt mit drei Dingen: einem klaren Programm, funktionierender Technik und einem reibungslosen Empfang. Plane zuerst Referent, Ort und Ablauf, danach Einladungen, Anmeldungen und Ausstattung. In den letzten Tagen prüfst du Präsentation, Bildmaterial und Ernährungswünsche. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Techniktest, Registrierung sowie Kaffee, Getränke und Snacks.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Referent festlegen

  • Location reservieren

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technik reservieren

  • Bildmaterial anfordern

  • Präsentation prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Beschilderung drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Location öffnen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Sprecherbereich einrichten

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

Event

  • Redner empfangen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Fragerunde moderieren

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Präsentationsdateien speichern

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Besucher über die Abreise informieren

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Materialien verstauen

    2 Personen

  • Unbenutzte Einkäufe verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • StehtischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierplattenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Präsentationsklicker
  • Flipchart
  • Flipchart-MarkerAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • InfotafelnAnz. 4
  • BilderrahmenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum früh und plane mindestens 90 Minuten für Aufbau und Kontrolle ein. Prüfe dabei nicht nur die Bestuhlung, sondern auch Sprecherbereich, Registrierungstisch, Beleuchtung und Beschilderung.
  • Teste die Präsentation spätestens am Vortag auf dem tatsächlich verwendeten Laptop und Beamer. Öffne jede Bilddatei, prüfe das Seitenverhältnis und lege HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Präsentationsklicker bereit.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Vortrag. So kannst du Snacks, Teller, Besteck und Servierplatten passend vorbereiten, statt kurzfristig nachzukaufen.
  • Plane für den Einlass einen festen Registrierungstisch mit Namensschildern und Infotafeln ein. Stelle die Beschilderung mindestens 30 Minuten vor Beginn auf, damit Nachzügler den Raum ohne Hilfe finden.
  • Bereite Kaffee und Tee vor dem Einlass vor und stelle Wasser sowie andere Getränke rechtzeitig kalt. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und kontrolliere vor Beginn Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kunstvortrag organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Referent, Location und Programm. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte die Technik für einen Kunstvortrag getestet werden?
Prüfe Präsentation und Bildmaterial spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag folgt ein vollständiger Test von Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon und Lautsprechern mindestens 60 Minuten vor Beginn.
Wie viele Stühle braucht man für einen Kunstvortrag?
Stelle zunächst für jede bestätigte Anmeldung einen Stuhl bereit und ergänze 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 50 Anmeldungen sind das 53 bis 55 Stühle, sofern der Raum diese Kapazität zulässt.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kunstvortrags?
Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Sprecherbereich, Registrierung, Technik, Beleuchtung und Verpflegung ein. Öffne den Raum spätestens 2 Stunden vor Beginn, wenn Präsentation und Beschilderung noch eingerichtet werden müssen.

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