Zo organiseer je een kunstkamp zonder chaos

Begin een kunstkamp niet met verf inkopen, maar met de deelnemers, workshops en beschikbare tijd. Kies eerst de kunstthema’s, maak daarna een dagprogramma en bepaal per workshop welke begeleiding en materialen nodig zijn. Regel aanmeldingen, dieetwensen en ouderinformatie ruim vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft uit te voeren. Met gesorteerde materialen, duidelijke werktafels en een vaste ontvangst loopt de overgang tussen workshops veel rustiger.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kunstthema's en workshops kiezen
2 personen
2
Dagprogramma uitwerken
2 personen
3
Workshopinstructies schrijven
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Contactgegevens controleren
9
Ouderinformatie versturen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Materialen bestellen
2 personen
13
Naamstickers voorbereiden
14
Werkbladen afdrukken
15
Werktafels indelen
2 personen
16
Materialen per workshop sorteren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koud zetten
19
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Werktafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Kunstmaterialen klaarleggen
3 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Kennismakingsactiviteit begeleiden
3 personen
27
Schilderworkshop begeleiden
4 personen
28
Dranken bijvullen
29
Tussendoortjes serveren
2 personen
30
Tekenen en illustreren begeleiden
4 personen
31
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
32
Servies verzamelen
2 personen
33
Knip- en plakworkshop begeleiden
4 personen
34
Kunstwerken laten drogen
2 personen
35
Mini-expositie inrichten
3 personen
36
Kunstwerken presenteren
3 personen
37
Deelnemers uitchecken
3 personen
38
Restmaterialen verzamelen
2 personen

Nazorg

39
Werktafels afnemen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Vloeren schoonmaken
2 personen
43
Decoratie afnemen
2 personen
44
Kunstwerken verpakken
2 personen
45
Overgebleven eten bewaren
46
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen klaarzetten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Inschrijftafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 45
Bordenaantal 40
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Scharenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Naamstickersaantal 45
Kleurrijke slingersaantal 8
Kunstenaarsdoekenaantal 6
Wasknijpersaantal 60
Presentatiepanelenaantal 6

Kunstmateriaal

Acrylverfsetsaantal 12
Kwastensetsaantal 18
Tekenpotlodenaantal 36
Kleurpotlodensetsaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Wasco'saantal 12
Mengpalettenaantal 12
Waterbekersaantal 24
Schetsboekenaantal 36
Aquarelpapieraantal 100
Gekleurd papieraantal 200
Kartonvellenaantal 80
Schilderdoekenaantal 36
Lijmsticksaantal 36
Kinderscharenaantal 24
Schortenaantal 36
Beschermhoezenaantal 10
Droogrekkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per workshop een duidelijke tijdsduur en houd rekening met minimaal 10 minuten wisseltijd. Zonder die buffer lopen uitleg, opruimen en verplaatsen snel door in het volgende onderdeel.
Sorteer acrylverfsets, kwastensets, tekenpotloden en kleurpotlodensets vooraf per workshop in aparte bakken. Leg ook werkbladen en instructies op elke werktafel, zodat vrijwilligers niet tijdens het programma hoeven te zoeken.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens uiterlijk 1 week vooraf. Stuur ouderinformatie daarna gebundeld rond, met starttijd, benodigdheden en een contactpersoon voor vragen.
Deel vrijwilligers niet alleen per workshop in, maar wijs ook iemand aan voor de inschrijftafel en ontvangst. Zet naamstickers klaar en controleer bij binnenkomst wie aanwezig is; dat voorkomt onduidelijkheid bij een groep kinderen.
Open de locatie minstens 90 minuten voor de eerste deelnemers. Zet werktafels en stoelen neer, richt de inschrijftafel in, test speaker en verlengsnoeren en leg kunstmaterialen pas daarna op hun vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstkamp organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met thema’s, workshops en het dagprogramma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de start en bestel materialen zodra het verwachte aantal deelnemers duidelijk is.
Hoeveel tijd moet ik tussen workshops plannen?: Plan 10 tot 15 minuten tussen twee workshops voor opruimen, handen wassen en het wisselen van werkplek. Bij grote groepen of meerdere ruimtes is 15 minuten meestal veiliger dan een strak aansluitend programma.
Wanneer moet ik materialen voor een kunstkamp bestellen?: Bestel vaste materialen uiterlijk 3 weken vooraf en controleer de levering minimaal 1 week voor het kamp. Sorteer verf, kwasten, potloden en doeken daarna per workshop, zodat je ontbrekende spullen nog kunt aanvullen.
Hoe vroeg moet de locatie open voor een kunstkamp?: Reken op minimaal 90 minuten voorbereidingstijd vóór de ontvangst. In die tijd zet je tafels en stoelen, inschrijftafel, materialen, drankjes en techniek klaar en controleer je of alle werkplekken bruikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.