Kunstcamp organisieren: Von der Idee bis zum Empfang
Ein Kunstcamp braucht mehr als kreative Themen und genügend Farbe. Zuerst legst du Workshops, Altersgruppe und Tagesablauf fest, danach organisierst du Anmeldungen, Elterninformationen, Helfer und Material. Plane die Arbeitsplätze pro Workshop, sortiere die Materialien vorab und richte am Veranstaltungstag einen klaren Empfang ein. Gerade Ernährungswünsche, Kontaktdaten, Verlängerungskabel und fertige Namensaufkleber werden sonst oft zu spät beachtet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Kunstthemen und Workshops auswählen
2 Personen
- 2
Tagesprogramm ausarbeiten
2 Personen
- 3
Workshopanweisungen schreiben
2 Personen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Kontaktdaten prüfen
- 9
Elterninformationen versenden
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Materialien bestellen
2 Personen
- 13
Namensaufkleber vorbereiten
- 14
Arbeitsblätter ausdrucken
- 15
Arbeits- und Vorbereitungstische einteilen
2 Personen
- 16
Materialien je Workshop sortieren
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kalt stellen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 20
Location öffnen
2 Personen
- 21
Arbeitstische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Kunstmaterialien bereitlegen
3 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 24
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 25
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 26
Kennenlernaktivität begleiten
3 Personen
- 27
Malkurs begleiten
4 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
- 29
Snacks servieren
2 Personen
- 30
Zeichnen und Illustrieren betreuen
4 Personen
- 31
Abendessen servieren
4 Personen
- 32
Geschirr sammeln
2 Personen
- 33
Schneide- und Klebeworkshop begleiten
4 Personen
- 34
Kunstwerke trocknen lassen
2 Personen
- 35
Mini-Ausstellung einrichten
3 Personen
- 36
Kunstwerke präsentieren
3 Personen
- 37
Teilnehmer auschecken
3 Personen
- 38
Restmaterialien sammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Arbeitstische abwischen
3 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Böden reinigen
2 Personen
- 43
Dekoration abnehmen
2 Personen
- 44
Kunstwerke verpacken
2 Personen
- 45
Übrig gebliebenes Essen aufbewahren
- 46
Materialien sauber und trocken lagern
2 Personen
- 47
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 48
Fundsachen bereitstellen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 8
- StühleAnz. 36
- Anmeldetisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 45
- TellerAnz. 40
- SchälchenAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- ScherenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
Dekoration
- NamensaufkleberAnz. 45
- Bunte GirlandenAnz. 8
- KünstlerleinwändeAnz. 6
- WäscheklammernAnz. 60
- PräsentationspaneeleAnz. 6
Kunstmaterial
- AcrylfarbsetsAnz. 12
- PinselsetsAnz. 18
- ZeichenstifteAnz. 36
- BuntstiftsetsAnz. 12
- FilzstifteAnz. 12
- WachsmalstifteAnz. 12
- MischpalettenAnz. 12
- WasserbecherAnz. 24
- SkizzenbücherAnz. 36
- AquarellpapierAnz. 100
- BuntpapierAnz. 200
- KartonbögenAnz. 80
- LeinwändeAnz. 36
- KlebestifteAnz. 36
- KinderscherenAnz. 24
- SchürzenAnz. 36
- SchutzhüllenAnz. 10
- TrockengestelleAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- PutzlappenAnz. 20
- AbfallbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Tagesprogramm fest, bevor du Workshops bewirbst. Plane pro Workshop feste Start- und Endzeiten sowie mindestens 15 Minuten Wechselzeit für Aufräumen und neue Materialien ein.
- Bestelle Kunstmaterialien erst nach der Anmeldung. Rechne pro Teilnehmendem mit einem eigenen Arbeitsplatz und sortiere Acrylfarben, Pinsel, Zeichenstifte und Buntstifte spätestens am Vortag je Workshop.
- Verschicke Elterninformationen mindestens 7 Tage vor dem Kunstcamp. Frage dabei nach Ernährungswünschen, prüfe Telefonnummern und notiere, wer abholen darf.
- Teile Freiwillige nicht nur für die Workshops ein. Besetze zusätzlich den Anmeldetisch und plane für Aufbau, Empfang und Abschluss jeweils mindestens eine verantwortliche Person ein.
- Teste Strom und Ton vor dem Einlass. Prüfe Bluetooth-Lautsprecher, Kaffeemaschine, Wasserkocher und Verlängerungskabel am Aufbauort, damit am Morgen keine Steckdose fehlt.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Kunstcamp planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Themen, Workshops und Reservierungen. Anmeldungen und Materialmengen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viel Material braucht man pro Kind im Kunstcamp?
- Plane für jedes Kind einen eigenen Arbeitsplatz und mindestens ein vollständiges Pinsel- und Zeichenstifte-Set pro Kleingruppe. Verbrauchsmaterial und Farben solltest du zusätzlich mit etwa 10 Prozent Reserve bestellen.
- Wann sollte man die Elterninformationen verschicken?
- Sende die Informationen spätestens 7 Tage vor dem Kunstcamp. So bleiben noch einige Tage, um Rückfragen, Ernährungswünsche und Abholkontakte zu klären.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kunstcamps?
- Rechne für Möbel, Arbeitsplätze, Anmeldung, Dekoration und Material mindestens 90 Minuten ein. Die Materialkisten sollten bereits vorher sortiert sein, damit der Aufbau nicht mit dem Einlass kollidiert.
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