Zo organiseer je een kunstkamp zonder last-minute chaos

Begin met de locatie en het kunstprogramma, voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna workshopbegeleiders vast, bepaal hoeveel groepen en werkstations je nodig hebt en verzamel toestemmingen en dieetwensen. Bestel kunstmaterialen per groep, niet alleen per deelnemer, zodat papier, verfbenodigdheden en werkbladen op tijd klaarstaan. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, maaltijden, veiligheidsregels en materiaalvoorraad. Op de dag zelf werk je van inrichting naar ontvangst en vervolgens naar de workshops.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Kunstprogramma samenstellen
2 personen
3
Workshopbegeleiders vastleggen
4
Veiligheidsregels opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Toestemmingen verzamelen
9
Contactgegevens controleren
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Groepsindeling maken
2 personen
12
Werkstations indelen
2 personen
13
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
14
Ontbrekende materialen bestellen
15
Maaltijden afstemmen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen sorteren
3 personen
19
Werkbladen voorbereiden
2 personen
20
Muzieklijst samenstellen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Werkstations klaarmaken
4 personen
25
Materialen per groep klaarzetten
4 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Geluidsinstallatie testen
28
Inschrijftafel inrichten
2 personen
29
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
30
Ontvangsttafel klaarmaken
2 personen

Event

31
Deelnemers registreren
2 personen
32
Ouders informeren
2 personen
33
Programma toelichten
34
Veiligheidsregels uitleggen
35
Schilderworkshop begeleiden
3 personen
36
Materialen aanvullen
2 personen
37
Werktafels schoonhouden
2 personen
38
Pauzedrankjes uitdelen
2 personen
39
Tussendoortje serveren
2 personen
40
Tekenen en druktechniek begeleiden
3 personen
41
Dranken bijvullen
42
Kunstwerken laten drogen
2 personen
43
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
44
Diner serveren
4 personen
45
Servies verzamelen
2 personen
46
Avondworkshop begeleiden
3 personen
47
Werkstukken tentoonstellen
3 personen
48
Kunstwerken fotograferen
2 personen
49
Presentatiemoment begeleiden
2 personen
50
Ouders laten ophalen
2 personen
51
Aanwezigheid bij vertrek controleren
2 personen

Nazorg

52
Restmaterialen veilig opbergen
3 personen
53
Afval verzamelen
3 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Werkruimtes schoonmaken
4 personen
57
Toiletten controleren
58
Apparatuur uitschakelen
59
Locatie afsluiten
2 personen
60
Materialen terugbrengen
2 personen
61
Geleende spullen retourneren
62
Foto's met ouders delen
63
Gevonden spullen teruggeven

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Buffettafelaantal 2
Inschrijftafel
Droogrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Keukenwekkeraantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koffiefilters

Kunstmateriaal

Tekenpapieraantal 200
Aquarelpapieraantal 60
Canvasdoekenaantal 36
Schetsboekenaantal 36
Potlodenaantal 40
Kleurpotlodenaantal 12
Wasco krijtaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Aquarelverfsetsaantal 12
Plakkaatverfsetsaantal 12
Penselenaantal 48
Mengpalettenaantal 24
Waterpottenaantal 24
Schilderspalettenaantal 12
Schortenaantal 36
Beschermfolieaantal 4
Tafelezelsaantal 12
Scharenaantal 24
Lijmsticksaantal 36
Plakbandaantal 8
Linialenaantal 12
Stempelkussensaantal 12
Foamstempelsaantal 36
Kleimattenaantal 12
Boetseerkleiaantal 36
Boetseergereedschapaantal 12
Wasknijpersaantal 100
Waslijnaantal 2
Naamstickersaantal 50
Werkbladmappenaantal 36
Kartonaantal 50
Gekleurd papieraantal 200

Decoratie

Papieren slingersaantal 6
Presentatiepanelenaantal 6
Kleefgumaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Pijlen en bordjesaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per workshop één werkstation voor een vaste groep en leg materialen minstens één dag vooraf per groep klaar. Zo hoef je tijdens de start niet nog tekenpapier, canvasdoeken of schetsboeken te verdelen.
Stuur uitnodigingen pas nadat programma, locatie en begeleiders vastliggen. Vraag dieetwensen en toestemmingen direct mee; zet een uiterste reactiedatum van 7 dagen voor het kamp in de uitnodiging.
Maak de groepsindeling uiterlijk 3 dagen vooraf en druk de deelnemerslijst af. Controleer daarbij telefoonnummers en noteer bijzonderheden die begeleiders bij de ontvangst moeten weten.
Tel kunstmaterialen per werkstation na, niet alleen uit dozen. Leg per groep papier, potloden, kleurpotloden, wasco krijt en viltstiften apart en bestel ontbrekende materialen uiterlijk een week vooraf.
Reserveer op de opbouwdag tijd voor tafels, stoelen, droogrekken en stroompunten. Test speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deelnemers komen en vul koelboxen pas nadat de maaltijden zijn afgestemd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstkamp organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het programma en de workshopbegeleiders. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat en sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het kamp.
Hoe deel je deelnemers in bij een kunstkamp?: Maak de groepsindeling uiterlijk 3 dagen vooraf op basis van het aantal deelnemers, werkstations en begeleiders. Houd groepen zo veel mogelijk bij één werkstation en druk per groep een overzicht af.
Hoeveel kunstmateriaal heb je per deelnemer nodig?: Tel eerst per workshop welke materialen één deelnemer gebruikt en voeg daarna een reserve van ongeveer 10 procent toe. Controleer de voorraad uiterlijk een week vooraf, omdat ontbrekende materialen vaak niet direct leverbaar zijn.
Wanneer zet je een kunstkamp klaar?: Zet tafels, stoelen en werkstations bij voorkeur de dag ervoor klaar. Op de dag zelf reken je op minstens 60 tot 90 minuten voor materialen per groep, inschrijving, droogrekken en een test van stroom en muziek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.