So organisierst du ein Kunstcamp ohne Leerlauf

Bei einem Kunstcamp müssen Programm, Material und Tagesablauf zusammenpassen. Beginne mit dem Ort und den Workshops, bevor du Einladungen verschickst: Erst danach lassen sich Gruppen, Arbeitsplätze und Materialmengen verlässlich planen. Rechne Zeit für Anmeldungen, Einwilligungen und Ernährungswünsche ein. Am Veranstaltungstag entscheidet eine vorbereitete Station pro Gruppe darüber, ob direkt gearbeitet wird oder erst gesucht und verteilt werden muss.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Kunstprogramm zusammenstellen
2 Personen
3
Workshopleiter festlegen
4
Sicherheitsregeln erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Einwilligungen einholen
9
Kontaktdaten prüfen
10
Teilnehmerliste ausdrucken
11
Gruppen einteilen
2 Personen
12
Arbeitsstationen einteilen
2 Personen
13
Materialbestand überprüfen
2 Personen
14
Fehlende Materialien bestellen
15
Mahlzeiten abstimmen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Materialien sortieren
3 Personen
19
Arbeitsblätter vorbereiten
2 Personen
20
Musikliste zusammenstellen
21
Kühlboxen füllen
2 Personen
22
Location öffnen
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Arbeitsstationen vorbereiten
4 Personen
25
Materialien pro Gruppe bereitstellen
4 Personen
26
Dekoration aufhängen
2 Personen
27
Beschallungsanlage testen
28
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
29
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
30
Empfangstisch vorbereiten
2 Personen

Event

31
Teilnehmer registrieren
2 Personen
32
Eltern informieren
2 Personen
33
Programm vorstellen
34
Sicherheitsregeln erklären
35
Malkurs begleiten
3 Personen
36
Materialien auffüllen
2 Personen
37
Arbeitsflächen sauber halten
2 Personen
38
Pausengetränke ausgeben
2 Personen
39
Zwischensnack servieren
2 Personen
40
Zeichen- und Drucktechnik betreuen
3 Personen
41
Getränke nachfüllen
42
Kunstwerke trocknen lassen
2 Personen
43
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
44
Abendessen servieren
4 Personen
45
Geschirr sammeln
2 Personen
46
Abendworkshop betreuen
3 Personen
47
Werkstücke ausstellen
3 Personen
48
Kunstwerke fotografieren
2 Personen
49
Präsentationsmoment begleiten
2 Personen
50
Eltern zur Abholung kommen lassen
2 Personen
51
Anwesenheit bei Abfahrt prüfen
2 Personen

Nachbereitung

52
Restmaterialien sicher verstauen
3 Personen
53
Abfall sammeln
3 Personen
54
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
55
Geschirr abwaschen
3 Personen
56
Arbeitsräume reinigen
4 Personen
57
Toiletten kontrollieren
58
Geräte ausschalten
59
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
60
Materialien zurückbringen
2 Personen
61
Geliehene Sachen zurückgeben
62
Fotos mit den Eltern teilen
63
Gefundene Gegenstände zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 36
Buffet-TischAnz. 2
Anmeldetisch
TrockengestelleAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
ServierlöffelAnz. 6
ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KüchenweckerAnz. 2

Küche

KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 3
Kaffeefilter

Kunstmaterial

ZeichenpapierAnz. 200
AquarellpapierAnz. 60
LeinwändeAnz. 36
SkizzenbücherAnz. 36
BleistifteAnz. 40
BuntstifteAnz. 12
WachsmalkreideAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
Aquarellfarben-SetsAnz. 12
PlakatfarbensetsAnz. 12
PinselAnz. 48
MischpalettenAnz. 24
WasserkrügeAnz. 24
MalerpalettenAnz. 12
SchürzenAnz. 36
SchutzfolieAnz. 4
TischaufstellerAnz. 12
ScherenAnz. 24
KlebestifteAnz. 36
KlebebandAnz. 8
LinealeAnz. 12
StempelkissenAnz. 12
SchaumstempelAnz. 36
TonmattenAnz. 12
ModellierkneteAnz. 36
BildhauerwerkzeugAnz. 12
WäscheklammernAnz. 100
WäscheleineAnz. 2
NamensaufkleberAnz. 50
ArbeitsmappenAnz. 36
KartonAnz. 50
BuntpapierAnz. 200

Dekoration

PapiergirlandenAnz. 6
PräsentationspaneeleAnz. 6
KlebestiftAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
Pfeile und SchilderAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
BatterielampenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
PutzlappenAnz. 24
Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Kunstprogramm zuerst fest und ordne jeder Einheit eine Dauer, eine Leitung und einen Arbeitsplatz zu. Plane pro Workshop zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Erklärung, Materialwechsel und Aufräumen ein.
Prüfe das Material mindestens 14 Tage vor dem Camp anhand der angemeldeten Personenzahl. Bestelle Fehlendes spätestens 7 Tage vorher und sortiere Papier, Leinwände, Skizzenbücher und Zeichenmaterial anschließend nach Gruppen.
Schließe Anmeldungen, Einwilligungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor Beginn ab. Drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus und teile Gruppen sowie Arbeitsstationen ein, statt dies erst beim Einlass zu erledigen.
Plane Essen und Getränke nach dem tatsächlichen Tagesablauf. Fülle Kühlboxen am Morgen, stelle Mehrweggeschirr am Buffet bereit und halte pro Person für die erste Stunde zwei bis drei Getränkeportionen zurück.
Öffne den Ort mindestens 90 Minuten vor dem Start. Stelle Tische, Stühle und Arbeitsstationen auf, lege die Materialien pro Gruppe bereit und prüfe Verlängerungskabel, Lautsprecher sowie Küchenwecker, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kunstcamp organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Ortes und der Zusammenstellung des Programms. Workshops, Leitungen und Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte ich die Materialien für ein Kunstcamp bestellen?: Prüfe den Bestand 14 Tage vorher und bestelle fehlende Materialien spätestens 7 Tage vor Beginn. So bleibt Zeit für Nachlieferungen und eine vollständige Sortierung nach Gruppen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kunstcamps?: Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Bei mehreren Arbeitsstationen oder Küchen- und Buffetbereich sind 2 Stunden realistischer, damit Tische, Material und Technik vor dem Einlass geprüft sind.
Wann muss die Teilnehmerliste für ein Kunstcamp fertig sein?: Schließe Anmeldungen und Einwilligungen etwa 7 Tage vorher ab. Aktualisiere die Kontaktdaten bis zum Vortag und drucke dann die endgültige Liste für den Anmeldetisch aus.

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