Kunstkamp organiseren: checklist voor voorbereiding en uitvoering

Een kunstkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen verf en papier klaarleggen. Je regelt tegelijk het programma, de begeleiders, de deelnemersadministratie en meerdere werkstations. Begin met datum, locatie en workshopindeling en werk daarna toe naar materiaalcontrole, boodschappen en de inrichting van de ruimte. Vooral beschermhoezen, voldoende waterbekers, verlengkabels en duidelijke veiligheidsinstructies worden gemakkelijk te laat geregeld. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken en de eerste workshop zonder zoeken of improviseren te starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Docenten en begeleiders vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Workshopindeling maken
2 personen
Materialenvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekende materialen bestellen
Werkbladen en naambadges maken
2 personen
Muziek- en presentatielijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen per workshop sorteren
3 personen
Locatie en sleutels controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Werkstations inrichten
4 personen
Beschermhoezen neerleggen
2 personen
Materialen op werktafels leggen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma en veiligheidsregels toelichten
2 personen
Eerste creatieve workshop begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Werktafels tussentijds opruimen
3 personen
Tweede creatieve workshop begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Derde creatieve workshop begeleiden
4 personen
Kunstwerken presenteren
3 personen
Foto's van kunstwerken maken
2 personen
Laatste drankenronde verzorgen
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Werktafels schoonmaken
3 personen
Ruimte terugzetten
4 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Statafelsaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 5
Oplaadbare werklampenaantal 4

Kunstmateriaal

Schetsboekenaantal 36
Tekenpapieraantal 250
Aquarelpapieraantal 100
Canvasdoekenaantal 36
Acrylverfsetsaantal 12
Aquarelverfsetsaantal 12
Kleurpotlodensetsaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Wasco'saantal 12
Penselenaantal 72
Potlodenaantal 72
Gummenaantal 36
Puntenslijpersaantal 12
Scharenaantal 24
Lijmsticksaantal 36
Papieren tapeaantal 12
Mengpalettenaantal 24
Waterbekersaantal 36
Schortenaantal 36
Boetseerkleiaantal 10
Boetseergereedschapaantal 12
Knipsjablonenaantal 24
Knutselkartonaantal 100
Stempelkussensaantal 12
Stempelsaantal 24

Decoratie

Kunstprintsaantal 20
Slingersaantal 6
Kleefhaakjesaantal 30
Naambadgesaantal 40
Pijlbordenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de workshopindeling uiterlijk één week vooraf vast. Koppel per workshop een docent, werktafel en complete materiaalkist, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te verdelen.
Controleer de materialenvoorraad minstens 10 dagen vooraf. Tel per deelnemer onder meer een schetsboek of werkblad, en bestel ontbrekende verf, penselen, papier, lijmsticks en beschermhoezen daarna direct.
Maak de deelnemerslijst drie dagen voor het kunstkamp definitief. Verwerk dieetwensen, controleer contactgegevens en leg naambadges op alfabetische volgorde bij de registratietafel.
Test beamer, projectiescherm, Bluetoothspeaker en verlichting de dag ervoor op de plek waar ze worden gebruikt. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en houd oplaadbare werklampen beschikbaar voor donkere werkhoeken.
Richt de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang in. Zet tafels en stoelen neer, maak werkstations met materialen en waterbekers, leg schorten en beschermhoezen klaar en reserveer een tafel voor ontvangst en registratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstkamp organiseren?: Leg datum, locatie en docenten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de start, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en de workshopindeling.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kunstkamp klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, registratie en werkstations. Reken 90 minuten als je meerdere workshops, een beamer, een presentatielijst en verschillende soorten verf moet klaarzetten.
Wanneer bestel ik materialen voor een kunstkamp?: Controleer de voorraad 10 dagen vooraf en bestel ontbrekende materialen meteen. Controleer de levering uiterlijk 3 dagen voor het kunstkamp, zodat je nog tijd hebt om tekorten aan te vullen.
Wat moet ik bij de ontvangst van deelnemers klaarzetten?: Zet een registratietafel, deelnemerslijst, naambadges en het programma klaar. Open de ontvangst 15 minuten voor aanvang en houd de veiligheidsregels en workshopindeling beschikbaar voor de gezamenlijke toelichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.