Kunstkamp organiseren: checklist voor een soepel programma

Een kunstkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen verf en werktafels klaarzetten. Je moet workshops op elkaar afstemmen, deelnemers en ouders op tijd informeren en materialen per activiteit verdelen. Begin enkele weken vooraf met het thema, het dagprogramma en de aanmeldingen. In de laatste dagen controleer je dieetwensen, vrijwilligers, reserveringen en contactgegevens. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke inschrijftafel, overzichtelijke werkplekken en materialen die per workshop klaarliggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kunstthema's en workshops kiezen
2 personen
Dagprogramma uitwerken
2 personen
Workshopinstructies schrijven
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Ouderinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen maken
Materialen bestellen
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Werkbladen afdrukken
Werktafels indelen
2 personen
Materialen per workshop sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Werktafels en stoelen opstellen
4 personen
Kunstmaterialen klaarleggen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Kennismakingsactiviteit begeleiden
3 personen
Schilderworkshop begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
Tussendoortjes serveren
2 personen
Tekenen en illustreren begeleiden
4 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Knip- en plakworkshop begeleiden
4 personen
Kunstwerken laten drogen
2 personen
Mini-expositie inrichten
3 personen
Kunstwerken presenteren
3 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Restmaterialen verzamelen
2 personen

Nazorg

Werktafels afnemen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Vloeren schoonmaken
2 personen
Decoratie afnemen
2 personen
Kunstwerken verpakken
2 personen
Overgebleven eten bewaren
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen klaarzetten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Inschrijftafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 45
Bordenaantal 40
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Scharenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Naamstickersaantal 45
Kleurrijke slingersaantal 8
Kunstenaarsdoekenaantal 6
Wasknijpersaantal 60
Presentatiepanelenaantal 6

Kunstmateriaal

Acrylverfsetsaantal 12
Kwastensetsaantal 18
Tekenpotlodenaantal 36
Kleurpotlodensetsaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Wasco'saantal 12
Mengpalettenaantal 12
Waterbekersaantal 24
Schetsboekenaantal 36
Aquarelpapieraantal 100
Gekleurd papieraantal 200
Kartonvellenaantal 80
Schilderdoekenaantal 36
Lijmsticksaantal 36
Kinderscharenaantal 24
Schortenaantal 36
Beschermhoezenaantal 10
Droogrekkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het dagprogramma uiterlijk twee weken vooraf uit. Plan naast de workshops ook ontvangst, pauzes, opruimen en de wisselmomenten tussen werktafels.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, contactgegevens en relevante ouderinformatie op. Controleer de lijst daarna nog één keer voordat je boodschappen doet.
Sorteer acrylverfsets, kwastensets, tekenpotloden en kleurpotlodensets per workshop in aparte bakken of dozen. Zo verlies je bij een wissel geen 10 tot 15 minuten met zoeken.
Maak naamstickers en werkbladen minstens één dag vooraf. Leg ze bij de inschrijftafel, zodat deelnemers bij binnenkomst direct herkenbaar zijn en naar hun eerste activiteit kunnen.
Controleer de stroompunten voordat je werktafels opstelt. Verlengsnoeren en stekkerdozen moeten veilig liggen, vooral bij waterkokers, het koffiezetapparaat, sfeerlampen en een Bluetoothspeaker.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Dan heb je tijd om kunstthema’s en workshops te kiezen, een aanmeldformulier te maken, uitnodigingen te versturen en materialen te bestellen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kunstkamp?: Plan minimaal 1 begeleider per workshop en daarnaast 1 persoon voor ontvangst en praktische vragen. Bij 3 workshops betekent dat meestal 4 vrijwilligers, exclusief iemand die eindverantwoordelijk is.
Wanneer moet ik de materialen voor een kunstkamp bestellen?: Bestel de materialen uiterlijk 2 weken vooraf als je meerdere workshops voorbereidt. Sorteer alles uiterlijk de dag ervoor per activiteit en controleer dan ook scharen, werkbladen en naamstickers.
Wat moet ik op de ochtend van een kunstkamp klaarzetten?: Open de locatie minimaal 60 minuten voor de eerste deelnemers arriveren. Zet werktafels en stoelen neer, richt de inschrijftafel in, leg de kunstmaterialen klaar, hang decoratie op en zet dranken koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.