Kunstcamp organisieren: die praktische Checkliste
Ein Kunstcamp braucht mehr Vorbereitung als nur Farben und Papier. Du planst Workshops, Tagesablauf und Anmeldungen, stellst Informationen für Eltern zusammen und teilst Helfer ein. Bestelle die Kunstmaterialien früh genug und sortiere sie später pro Workshop, damit am Veranstaltungstag nichts gesucht werden muss. Für den Aufbau brauchst du außerdem Arbeitsplätze, einen Anmeldetisch, Sitzgelegenheiten und einen klaren Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Kunstthemen und Workshops auswählen
2 Personen
Tagesprogramm ausarbeiten
2 Personen
Workshopanweisungen schreiben
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Kontaktdaten prüfen
Elterninformationen versenden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Materialien bestellen
2 Personen
Namensaufkleber vorbereiten
Arbeitsblätter ausdrucken
Arbeits- und Vorbereitungstische einteilen
2 Personen
Materialien je Workshop sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Arbeitstische und Stühle aufstellen
4 Personen
Kunstmaterialien bereitlegen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Kennenlernaktivität begleiten
3 Personen
Malkurs begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
Snacks servieren
2 Personen
Zeichnen und Illustrieren betreuen
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Schneide- und Klebeworkshop begleiten
4 Personen
Kunstwerke trocknen lassen
2 Personen
Mini-Ausstellung einrichten
3 Personen
Kunstwerke präsentieren
3 Personen
Teilnehmer auschecken
3 Personen
Restmaterialien sammeln
2 Personen
Nachbereitung
Arbeitstische abwischen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Böden reinigen
2 Personen
Dekoration abnehmen
2 Personen
Kunstwerke verpacken
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen aufbewahren
Materialien sauber und trocken lagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bereitstellen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 8
- StühleAnz. 36
- Anmeldetisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 45
- TellerAnz. 40
- SchälchenAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- ScherenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
Dekoration
- NamensaufkleberAnz. 45
- Bunte GirlandenAnz. 8
- KünstlerleinwändeAnz. 6
- WäscheklammernAnz. 60
- PräsentationspaneeleAnz. 6
Kunstmaterial
- AcrylfarbsetsAnz. 12
- PinselsetsAnz. 18
- ZeichenstifteAnz. 36
- BuntstiftsetsAnz. 12
- FilzstifteAnz. 12
- WachsmalstifteAnz. 12
- MischpalettenAnz. 12
- WasserbecherAnz. 24
- SkizzenbücherAnz. 36
- AquarellpapierAnz. 100
- BuntpapierAnz. 200
- KartonbögenAnz. 80
- LeinwändeAnz. 36
- KlebestifteAnz. 36
- KinderscherenAnz. 24
- SchürzenAnz. 36
- SchutzhüllenAnz. 10
- TrockengestelleAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- PutzlappenAnz. 20
- AbfallbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Tagesablauf fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Familien Beginn, Pausen und Workshopzeiten zuverlässig einplanen.
- Bestelle Acrylfarben, Pinsel, Zeichenstifte und Leinwände nicht erst in der letzten Woche. Teile die Lieferung nach Workshops auf und prüfe jedes Set spätestens zwei Tage vorher.
- Erfasse Ernährungswünsche und Kontaktdaten zusammen mit der Anmeldung. Schicke Elterninformationen spätestens 5 Tage vor dem Kunstcamp, damit Rückfragen noch möglich sind.
- Bereite Namensaufkleber und Arbeitsblätter vor dem Aufbau vor. Am Empfang reichen dann ein Anmeldetisch, alphabetisch sortierte Unterlagen und eine Person für verspätete Ankünfte.
- Plane für Getränke und Snacks einen eigenen Vorbereitungszeitpunkt ein. Stelle Kühlboxen, wiederverwendbare Becher, Teller und Schälchen bereit und fülle die Getränke erst kurz vor dem Start kalt ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Kunstcamp organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Themen, Workshops und Reservierungen. Anmeldungen, Materialbestellung und Elterninformationen folgen danach, damit du die Mengen an die Teilnehmerzahl anpassen kannst.
- Wie viele Helfer braucht ein Kunstcamp?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung und Ablauf sowie pro gleichzeitigem Workshop eine Betreuung ein. Bei jüngeren Kindern ist eine zusätzliche Hilfe je Workshop sinnvoll, besonders beim Materialwechsel und Aufräumen.
- Wann sollte man die Materialien für ein Kunstcamp bestellen?
- Bestelle die Materialien etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Sortiere Acrylfarbsets, Pinsel, Zeichenstifte und Leinwände spätestens 2 Tage vorher je Workshop und ergänze fehlende Teile sofort.
- Was muss am Tag des Kunstcamps zuerst aufgebaut werden?
- Öffne die Location etwa 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Arbeitstische und Stühle auf, richte danach Anmeldetisch und Materialstationen ein und lege Kunstmaterialien erst anschließend an die Arbeitsplätze.
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