Zo organiseer je een kunstexpositie zonder last-minute stress

Begin een kunstexpositie niet met de uitnodiging, maar met datum, locatie en beschikbare werken. Leg daarna kunstenaars, openingstijden, transport en verzekering vast voordat je de plattegrond en communicatie maakt. Werk per kunstwerk met een label, conditiecontrole en duidelijke plaats op de expositieplattegrond. Plan de laatste 48 uur vooral voor ophalen, uitpakken, verlichting, bewegwijzering en catering; daar ontstaan de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Expositiedatum bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Openingstijden vastleggen
4
Kunstenaars bevestigen
5
Kunstwerken inventariseren
2 personen
6
Transportafspraken maken
2 personen
7
Verzekeringsgegevens controleren
8
Expositieplattegrond maken
2 personen
9
Kunstenaarsbiografieën verzamelen
10
Werkbeschrijvingen verzamelen
11
Uitnodigingen ontwerpen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering reserveren
16
Dranken en hapjes bestellen
17
Promotie publiceren
18
Naambadges voorbereiden
19
Werklabels afdrukken
20
Bewegwijzering voorbereiden
21
Kunstwerken ophalen
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Kunstwerken uitpakken
3 personen
24
Kunstwerken conditioneren
2 personen
25
Locatie schoonmaken
2 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
27
Wanden en panelen plaatsen
3 personen
28
Kunstwerken ophangen
3 personen
29
Sculpturen positioneren
2 personen
30
Werklabels bevestigen
2 personen
31
Verlichting richten
2 personen
32
Entree inrichten
2 personen
33
Registratietafel klaarzetten
2 personen
34
Cateringtafel inrichten
2 personen
35
Dranken koelen
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
2 personen
37
Geluidsinstallatie testen
2 personen
38
Openingsteam instrueren
3 personen

Event

39
Deuren openen
2 personen
40
Bezoekers registreren
2 personen
41
Bezoekers verwelkomen
2 personen
42
Kunstenaars ontvangen
43
Openingswoord verzorgen
44
Rondleiding begeleiden
2 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afval verzamelen
48
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
49
Verkoopinformatie verstrekken
50
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

51
Kunstwerken veiligstellen
3 personen
52
Catering opruimen
2 personen
53
Servies afwassen
2 personen
54
Meubilair afbouwen
3 personen
55
Tentoonstellingsmateriaal afbouwen
3 personen
56
Locatie schoonmaken
2 personen
57
Kunstwerken terugbrengen
2 personen
58
Materialen retourneren
2 personen
59
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
60
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Tentoonstellingspanelenaantal 8
Sokkelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Betaalterminal
Powerbanksaantal 4
Rolmaataantal 2
Waterpassenaantal 2
Accuboormachinesaantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Hamersaantal 2
Laddersaantal 2
Handschoenenaantal 8
Spanbandenaantal 8
Transportdekensaantal 12
Steekwagensaantal 2

Verlichting

Kunstspotsaantal 10
Staande lampenaantal 4

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Plantenaantal 10
Fotolijstenaantal 4
Naambadgehoudersaantal 20
Klembordenaantal 4
Sierpottenaantal 6
Naamkaartjesaantal 20
Programmaflyersaantal 100
Bewegwijzeringsbordenaantal 8
Gastenboek
Pennenaantal 12
Kabelmattenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2
Handvegersaantal 2
Stofblikkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de expositiedatum en reserveer de locatie voordat je kunstenaars uitnodigt. Leg ook meteen de openingstijden vast, zodat uitnodigingen, aanmeldingen en publieksinformatie dezelfde tijden vermelden.
Maak uiterlijk vier weken voor de opening een inventaris met per kunstwerk de afmetingen, eigenaar, transportafspraak en verzekeringsgegevens. Zo ontdek je op tijd welke werken niet passen of extra vervoer nodig hebben.
Ontwerp de expositieplattegrond pas nadat je alle werkformaten en sokkels of tentoonstellingspanelen hebt verzameld. Houd looppaden vrij en test vooraf waar kunstspots, verlengkabels en stekkerdozen komen te liggen.
Verzamel kunstenaarsbiografieën en werkbeschrijvingen uiterlijk twee weken voor de opening. Gebruik die gegevens voor werklabels, uitnodigingen en eventuele informatie op laptops of tablets; ontbrekende teksten vallen bezoekers direct op.
Plan het ophalen, uitpakken en conditioneren van kunstwerken niet op dezelfde ochtend als de opening. Reserveer minimaal één volledige dag voor plaatsing, verlichting, bewegwijzering, schoonmaak en een controle zonder publiek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstexpositie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en kunstenaars. Plan transport, verzekering en communicatie uiterlijk 4 weken voor de opening; de laatste week is voor inrichting en controles.
Wanneer moet je kunstenaars bevestigen voor een expositie?: Bevestig kunstenaars minimaal 8 weken voor de opening. Vraag binnen 7 dagen daarna om werkafmetingen, biografie, werkbeschrijving en transportgegevens, zodat je de plattegrond kunt maken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kunstexpositie in te richten?: Reken voor een kleine expositie op minstens 1 volledige inrichtingsdag, plus 2 tot 3 uur voor verlichting, labels en bewegwijzering. Plan het uitpakken en conditioneren eerder als er veel werken of transporten zijn.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kunstexpositie?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de opening. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat catering en naam badges op tijd klaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.