Eine Kunstausstellung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Kunstausstellung entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbau. Bestätige zuerst Datum, Location und Künstler, bevor du Werke, Transport und Einladungen koordinierst. Danach folgen Ausstellungsplan, Beschriftungen, Beleuchtung und die Versorgung der Gäste. Plane außerdem Zeit für die Akklimatisierung der Kunstwerke ein: Besonders bei empfindlichen Arbeiten ist Auspacken direkt nach dem Transport keine gute Idee.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ausstellungsdatum bestätigen
- 2
Location reservieren
- 3
Öffnungszeiten festlegen
- 4
Künstler bestätigen
- 5
Kunstwerke inventarisieren
2 Personen
- 6
Transportabsprachen treffen
2 Personen
- 7
Versicherungsdaten prüfen
- 8
Ausstellungsplan erstellen
2 Personen
- 9
Künstlerbiografien sammeln
- 10
Arbeitsbeschreibungen sammeln
- 11
Einladungen gestalten
- 12
Einladungen verschicken
2 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Catering reservieren
- 16
Getränke und Snacks bestellen
- 17
Werbung veröffentlichen
- 18
Namensschilder vorbereiten
- 19
Arbeitslabels drucken
- 20
Beschilderung vorbereiten
- 21
Kunstwerke abholen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Kunstwerke auspacken
3 Personen
- 24
Kunstwerke akklimatisieren
2 Personen
- 25
Location reinigen
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Wände und Trennwände aufstellen
3 Personen
- 28
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
- 29
Skulpturen positionieren
2 Personen
- 30
Arbeitslabels anbringen
2 Personen
- 31
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
- 32
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
- 33
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 34
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 35
Getränke kühlen
2 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 37
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 38
Eröffnungsteam einweisen
3 Personen
Event
- 39
Türen öffnen
2 Personen
- 40
Besucher registrieren
2 Personen
- 41
Besucher begrüßen
2 Personen
- 42
Künstler empfangen
- 43
Eröffnungsrede halten
- 44
Führung begleiten
2 Personen
- 45
Snacks servieren
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Abfall sammeln
- 48
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 49
Verkaufsinformationen bereitstellen
- 50
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 51
Kunstwerke sichern
3 Personen
- 52
Catering aufräumen
2 Personen
- 53
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 54
Mobiliar abbauen
3 Personen
- 55
Messestände abbauen
3 Personen
- 56
Location reinigen
2 Personen
- 57
Kunstwerke zurückbringen
2 Personen
- 58
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 59
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 60
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- StehtischeAnz. 4
- AusstellungspanelsAnz. 8
- PodesteAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- TabletsAnz. 2
- Beschallungsanlage
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Kartenterminal
- PowerbanksAnz. 4
- MaßbandAnz. 2
- WasserwaagenAnz. 2
- AkkuschrauberAnz. 2
- SchraubendrehersetsAnz. 2
- HämmerAnz. 2
- LeiternAnz. 2
- HandschuheAnz. 8
- SpanngurteAnz. 8
- TransportdeckenAnz. 12
- SackkarrenAnz. 2
Beleuchtung
- KunststrahlerAnz. 10
- StehlampenAnz. 4
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- MesserAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- PflanzenAnz. 10
- BilderrahmenAnz. 4
- NamensschildhalterAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 4
- DekotöpfeAnz. 6
- NamensschilderAnz. 20
- ProgrammflyerAnz. 100
- WegweiserAnz. 8
- Gästebuch
- StifteAnz. 12
- KabelmattenAnz. 8
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 2
- HandfegerAnz. 2
- BlechdosenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Öffnungszeiten und Location mindestens 8 bis 12 Wochen vorher verbindlich fest. Prüfe dabei auch, wann die Räume für Anlieferung, Aufbau und Reinigung zugänglich sind.
- Erstelle den Ausstellungsplan erst, wenn alle Kunstwerke inventarisiert sind. Miss Wände, Podeste und Ausstellungspanels aus und reserviere pro Werk zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Beschriftung und Ausrichtung.
- Kläre Transport und Versicherungsdaten spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Eröffnung. Vereinbare schriftlich, wer Abholung, Rückgabe, Verpackung und mögliche Schäden übernimmt.
- Verschicke Einladungen etwa 3 Wochen vorher und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit das Catering nicht nachträglich umgestellt werden muss.
- Plane den Aufbau mit mindestens einem vollständigen Arbeitstag. Kunstwerke sollten nach dem Auspacken mehrere Stunden akklimatisieren; teste außerdem Kunststrahler, Mikrofone, Laptops und Verlängerungskabel vor dem Einlass.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Kunstausstellung organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Eröffnung. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Künstler, Versicherungsdaten, Transport, Einladungen und Catering noch ohne Zeitdruck koordinieren.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Kunstausstellung verschicken?
- Verschicke die Einladungen ungefähr 3 Wochen vor dem Termin. Lass Anmeldungen bis etwa 7 Tage vorher zu, damit du Gästezahl, Ernährungswünsche, Getränke und Snacks realistisch planen kannst.
- Wie lange brauchen Kunstwerke zur Akklimatisierung?
- Plane nach dem Transport mindestens mehrere Stunden ein, bevor du die Werke auspackst oder aufhängst. Bei deutlichen Temperatur- oder Feuchtigkeitsunterschieden ist ein ganzer Tag die sicherere Planung.
- Was muss am Tag vor der Kunstausstellung fertig sein?
- Am Vortag sollten Ausstellungsplan, Arbeitslabels, Namensschilder, Beschilderung und Beleuchtung geprüft sein. Stelle außerdem Mobiliar und Technik auf und kontrolliere, ob Gläser, Tassen, Teller und Besteck vollständig vorhanden sind.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!