Checklist voor een goed voorbereid kunstenaarsgesprek

Een kunstenaarsgesprek vraagt meer voorbereiding dan alleen een kunstenaar en moderator uitnodigen. Je regelt ook een passende zaalindeling, verstaanbaar geluid, presentatiebestanden, publieksvragen en ontvangst. Begin met datum, programma, locatie en deelnemers; werk daarna toe naar uitnodigingen en aanmeldingen. In de laatste week controleer je dieetwensen, techniek en materialen. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw, een getest geluidssysteem en duidelijke route voor bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Kunstenaars en moderator bevestigen
Locatie en zaal reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringbestelling plaatsen
Technische wensen afstemmen
2 personen
Vragen voor gesprek verzamelen
2 personen
Programma en route publiceren
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
Naamkaartjes voorbereiden
Presentatiebestanden verzamelen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Ruimte en toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Gesprekstafel opstellen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons en geluid testen
2 personen
Presentatie en beeld testen
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemensen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Sprekers begeleiden
Gesprek aankondigen
Kunstenaarsgesprek begeleiden
2 personen
Microfoon doorgeven
Pauzedrankjes en hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Informele borrel begeleiden
2 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Sprekers uitzwaaien

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Afwas verzamelen en doen
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Zaal en entree schoonmaken
2 personen
Toiletten controleren en schoonmaken
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen controleren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Gesprekstafelsaantal 2
Informatietafelsaantal 2
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 80
Pijlbordjesaantal 8
Programmafoldersaantal 80
Tafelkledenaantal 6
Vazenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Vaatdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 2
Servettenaantal 200
Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk 2 weken vooraf een technisch moment met de moderator en kunstenaars. Verzamel presentaties, controleer het bestandsformaat op de laptop en test beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en mengpaneel.
Maak de zaalindeling voordat je stoelen neerzet. Reserveer ruimte voor de gesprekstafel, een informatietafel, eventuele krukken en een vrije route naar entree en toiletten.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor het gesprek af. Controleer dan het aantal bezoekers, dieetwensen en benodigde naamkaartjes voordat je de cateringbestelling definitief maakt.
Koel dranken op tijd en zet koffievoorzieningen apart klaar: koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, glazen en serveerbladen horen vóór de inloop op één vaste plek te staan.
Leg programmafolders, pijlbordjes en naamkaartjes klaar bij de entree. Hang bewegwijzering minstens 30 minuten voor aanvang op en laat één persoon de ontvangst en last-minute vragen verzorgen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstenaarsgesprek organiseren?: Leg datum, programma, locatie, kunstenaars en moderator bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra die basis staat, zodat je uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het gesprek het bezoekersaantal kunt controleren.
Wanneer test ik de techniek voor een kunstenaarsgesprek?: Test microfoons, standaards, luidsprekers en mengpaneel minstens 60 minuten voor de inloop. Controleer de beamer, het projectiescherm, de laptop, verlengkabels en stekkerdozen opnieuw nadat alles op de definitieve plek staat.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een kunstenaarsgesprek?: Zet voor iedere bevestigde bezoeker één stoel klaar en houd 5 tot 10 extra stoelen achter de hand. Zo kun je late aanmeldingen opvangen zonder de zaalindeling tijdens het gesprek te wijzigen.
Wanneer verzamel ik dieetwensen voor de catering?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de controle 3 tot 5 dagen voor het gesprek af. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan de catering voordat je de bestelling plaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.