Künstlergespräch organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Künstler und Moderation mindestens 4 Wochen vor dem Termin schriftlich. Kläre dabei auch die Länge des Gesprächs, die Ankunftszeit und ob Präsentationsdateien benötigt werden.
• Schicke Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und prüfe die Anmeldungen spätestens 7 Tage vor dem Gespräch. Erfasse Ernährungswünsche getrennt, damit die Cateringbestellung nicht auf Schätzungen basiert.
• Sammle Fragen für das Gespräch bereits während der Anmeldephase und stelle daraus eine Reihenfolge für die Moderation zusammen. Veröffentliche Programm und Route spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung.
• Plane für Technik mindestens 90 Minuten Aufbauzeit ein. Schließe Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Projektionsleinwand an und teste den Ton mit genau den Dateien, die später gezeigt werden.
• Bereite Namensschilder, Wegweiser und Programmhefte am Vortag vor. Kühle Getränke rechtzeitig und bringe Materialien, Geschirr, Thermoskannen und Serviertabletts mindestens 60 Minuten vor Einlass in den Veranstaltungsort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Künstlergespräch organisieren?

Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstler, Moderation und Raumreservierung. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.

Wann muss die Technik für ein Künstlergespräch getestet werden?

Der Technikaufbau sollte mindestens 90 Minuten vor Einlass beginnen. Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Präsentationsdateien vollständig, bevor die Gäste eintreffen.

Wie viele Stühle braucht man für ein Künstlergespräch?

Stelle für jede bestätigte Anmeldung einen Stuhl auf und ergänze 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 60 Anmeldungen sind das beispielsweise 63 bis 66 Stühle, sofern der Raum diese Reserve zulässt.

Wann soll das Catering für ein Künstlergespräch bestellt werden?

Gib die Cateringbestellung etwa 7 bis 10 Tage vorher auf, nachdem du Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft hast. Eine letzte Mengenprüfung lohnt sich 48 Stunden vor dem Termin.

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