Checklist voor een goed voorbereid kunstenaarsgesprek

Een kunstenaarsgesprek vraagt om meer voorbereiding dan alleen een gespreksleider en een paar stoelen. Je regelt vooraf de deelnemers, het programma, de aanmeldingen en de techniek, en controleert op de dag zelf ook geluid, licht, presentatie en catering. Vooral microfoons, dieetwensen en gekoelde dranken worden snel te laat geregeld. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar ontvangst en een geteste gespreksopstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Gespreksleider vastleggen
Kunstenaars uitnodigen
Programma en tijdschema maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Techniek en microfoons reserveren
Catering bestellen
Programma naar deelnemers sturen
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Gespreksvragen printen
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Licht en presentatie testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Kunstenaars ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma toelichten
Kunstenaarsgesprek begeleiden
2 personen
Vragen uit het publiek verzamelen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Informele borrel begeleiden
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Techniek demonteren
2 personen
Overgebleven catering koelen
Techniek retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Spreekstoelenaantal 5
Tafellinnenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Presentatiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Mobiele opladersaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Registratie

Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Klembordenaantal 3
Pennenaantal 20
Programmakaartenaantal 100

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 8
Richtingsbordenaantal 6
Kunstenaarsbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de gespreksduur en het programma vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Plan ook tijd voor ontvangst, eventuele vragen uit de zaal en een korte pauze; stuur het definitieve schema vervolgens naar alle deelnemers.
Reserveer de techniek niet pas op de dag zelf. Test vóór aanvang beide draadloze microfoons, de actieve speakers, de audiomixer, laptop, HDMI-kabels en presentatie; leg verlengkabels en stekkerdozen klaar zonder looproutes te blokkeren.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en controleer de lijst opnieuw bij het bestellen van de catering. Zet gekoelde catering apart weg en reken bij koffie en water op gebruik gedurende de volledige ontvangst en nabespreking.
Richt de registratietafel in voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Leg naambadges op alfabetische volgorde, houd een actuele aanmeldlijst bij en zet waterglazen en eventueel programmabladen binnen handbereik.
Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw op locatie. Controleer eerst ruimte en toiletten, zet daarna stoelen en tafels, plaats de spreekstoelen en podiumachtergrond en test pas vervolgens licht, geluid en presentatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstenaarsgesprek organiseren?: Leg datum, locatie en gespreksleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 1 week voor het gesprek de aanmeldingen en dieetwensen kunt controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kunstenaarsgesprek op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor stoelen, tafels, spreekstoelen, registratie en podiumachtergrond. Plan daarna nog 20 tot 30 minuten voor het aansluiten en testen van microfoons, speakers, licht en presentatie.
Wanneer moet ik de techniek voor een kunstenaarsgesprek regelen?: Reserveer microfoons, speakers, audiomixer, presentatiescherm en kabels minimaal 2 weken vooraf. Test alle apparatuur op de locatie nogmaals vóór de ontvangst, bij voorkeur uiterlijk 30 minuten voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een kunstenaarsgesprek?: Bestel per aangemelde bezoeker één portie catering en houd 5 tot 10 procent extra aan voor onverwachte gasten. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en zet dranken minstens 30 minuten voor aanvang koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.