Künstlergespräch organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Künstlergespräch wirkt auf der Bühne spontan, braucht aber einen klaren Ablauf im Hintergrund. Lege zuerst Datum, Ort, Moderation und Zeitplan fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Technik und Catering. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem Zeit für Mikrofontests, Licht, Präsentation, Sitzordnung und die Registrierung. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zum gekühlten Getränk und dem fertigen Gesprächsbereich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Moderation festlegen
Künstler einladen
Programm und Zeitplan erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Technik und Mikrofone reservieren
Catering bestellen
Programm an Teilnehmer senden
Anmeldungen und Ernährungswünsche überprüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Gesprächsfragen drucken
Catering gekühlt lagern
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tische aufstellen
2 Personen
Bühnenhintergrund aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Licht und Präsentation testen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Programm vorstellen
Künstlergespräch moderieren
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Informellen Umtrunk betreuen
3 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Technik abbauen
2 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
Technik zurückbringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- RednerpulteAnz. 5
- TischwäscheAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- Audiomischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- Präsentationsbildschirm
- HDMI-KabelAnz. 2
- Mobile LadegeräteAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 90
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- KannenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 3
Registrierung
- NamensschilderAnz. 100
- BadgehalterAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 3
- StifteAnz. 20
- ProgrammkartenAnz. 100
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- TischdekorationAnz. 8
- WegweiserAnz. 6
- Künstlerboard
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Staubsauger
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane für Technik und Raumkontrolle mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Teste jedes Funkmikrofon, die Lautsprecher, das HDMI-Kabel und die Präsentation mit genau dem Laptop, der später verwendet wird.
- Schließe die Anmeldungen spätestens 3 Tage vor dem Gespräch. Prüfe dann die endgültige Personenzahl, Ernährungswünsche, Namensschilder und die Menge an Stühlen, Gläsern und Tellern.
- Schicke das Programm spätestens 2 Tage vorher an alle Teilnehmenden. Nenne darin Beginn, Einlass, Gesprächsdauer und Hinweise zur Anreise, damit am Registrierungstisch weniger Rückfragen entstehen.
- Plane bei Getränken für das erste Gesprächsstündchen 2 bis 3 Getränke pro Person ein. Stelle Wasser, Gläser und gekühlte Getränke vor dem Einlass bereit und lagere Catering mit Kühlbedarf nicht unkontrolliert im Raum.
- Bereite Moderationskarten und Gesprächsfragen in der Reihenfolge des Programms vor. Lege zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer für verspätete Gäste, technische Nachjustierungen oder eine längere Publikumsfrage ein.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Künstlergespräch organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Moderation und der Einladung des Künstlers. Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung 3 Tage vorher.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Künstlergespräch?
- Plane mindestens 90 Minuten für Stühle, Tische, Hintergrund, Registrierung, Licht und Technik ein. Für eine neue Location oder eine Präsentation mit mehreren Geräten sind 2 Stunden realistischer.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Künstlergespräch?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, inklusive Wasser. Bei einem zweistündigen Termin solltest du zusätzlich Getränkereserven einplanen und gekühlte Getränke vor dem Einlass bereitstellen.
- Wann sollte man Ernährungswünsche für das Catering abfragen?
- Frage Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung ab und prüfe die Angaben 3 Tage vor der Veranstaltung noch einmal. Bestelle das Catering danach mit der bestätigten Personenzahl und lagere gekühlte Speisen bis zum Servieren entsprechend.
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