Checklist voor een open dag van een kunstenaarscollectief

Een open dag van een kunstenaarscollectief vraagt om meer dan kunstwerken ophangen. Je regelt tegelijk de deelnemers, publieksroute, ontvangst, verkoop en catering. Begin met datum, openingstijden en expositieruimte; werk daarna toe naar een complete inventaris van kunstwerken en materialen. Plan de opbouw ruim vóór de opening, zodat labels, routebordjes, verlichting en pinapparaten nog getest kunnen worden. Onderstaande checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Deelnemende kunstenaars bevestigen
2 personen
Expositieruimte reserveren
2 personen
Programma en publieksroute maken
3 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst en ontvangstlijst maken
Kunstwerken inventariseren
3 personen
Kunstwerken transporteren
3 personen
Kunstwerken controleren
2 personen
Werkbeschrijvingen verzamelen
2 personen
Kunstlabels printen
Prijslijsten en verkoopformulieren maken
2 personen
Routebordjes printen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dieetvriendelijke hapjes apart zetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Expositiewanden en sokkels plaatsen
4 personen
Kunstwerken ophangen
4 personen
Kunstlabels bevestigen
2 personen
Verlichting afstellen
2 personen
Infotafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Garderobe en ontvangst inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangst bezoekers
2 personen
Aanmeldingen afvinken
Bezoekers naar expositie begeleiden
2 personen
Kunstenaars bij presentaties ondersteunen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken schenken
2 personen
Dranken bijvullen
Koffie en thee bijvullen
Verkoopregistratie bijhouden
2 personen
Toiletten controleren
Afval verzamelen
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Kunstwerken veilig inpakken
4 personen
Kunstwerken terugtransporteren
3 personen
Verkochte werken registreren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Expositiewandenaantal 8
Sokkelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 40
Lepelsaantal 60

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Plantenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Infobordenaantal 6
Fotolijstenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig deelnemende kunstenaars vroeg en leg per kunstenaar vast welke werken komen, wanneer ze worden aangeleverd en welke werkbeschrijvingen en prijzen nodig zijn. Zo voorkom je lege plekken of ontbrekende informatie bij de opening.
Maak de publieksroute vóór je de expositiewanden, sokkels en tafels definitief plaatst. Controleer minimaal één keer lopend of bezoekers alle werken, de ontvangst, garderobe en verkooptafel zonder opstoppingen kunnen vinden.
Plan de kunstlogistiek niet op de openingsdag zelf. Controleer elk werk na transport, hang labels op en leg prijslijsten en verkoopformulieren klaar voordat de catering en bezoekers binnenkomen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en zet dieetvriendelijke hapjes apart herkenbaar klaar. Koel dranken pas nadat de koelkastruimte en serveerplek zijn ingericht, zodat je niet opnieuw hoeft te schuiven.
Test laptops, tablets, pinapparaten, mobiele speakers en microfoons vóór de opening. Neem per gebruikte aansluiting een verlengsnoer of stekkerdoos mee en houd kabelhaspels en extra batterijen achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag van een kunstenaarscollectief organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, openingstijden, ruimte en deelnemende kunstenaars. Verstuur uitnodigingen en publiceer de open dag bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de start.
Wanneer moeten kunstwerken voor de open dag worden aangeleverd?: Laat kunstwerken uiterlijk 1 tot 2 dagen vóór de open dag binnen zijn. Gebruik daarna een aparte controle- en opbouwronde voor transportbeschadigingen, labels, werkbeschrijvingen en de publieksroute.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een open dag van een kunstenaarscollectief?: Reken per bezoeker op 2 tot 3 drankjes in het eerste uur en ongeveer 3 tot 5 hapjes per uur bij een korte open dag. Tel dieetwensen apart op basis van de aanmeldingen en houd een kleine reserve aan.
Wanneer moet ik de expositieruimte opbouwen?: Plan de volledige opbouw minstens 4 uur vóór opening, inclusief tafels, stoelen, expositiewanden, sokkels, verlichting en routebordjes. Reserveer daarna nog 30 tot 60 minuten voor een laatste controle en het testen van apparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.