Checklist pour organiser une journée portes ouvertes d’artistes

Une journée portes ouvertes réussie repose sur deux préparations menées en parallèle : l’accueil du public et la mise en place des œuvres. Fixez d’abord la date, les horaires, les artistes et le lieu, puis construisez un parcours compréhensible avec les inscriptions et les informations pratiques. La dernière semaine sert surtout à vérifier les œuvres, imprimer les supports et confirmer le catering. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les cloisons, les socles, les tables et l’éclairage avant l’arrivée des visiteurs.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Confirmer les artistes participants
2 personnes
Réserver l'espace d'exposition
2 personnes
Créer le programme et le parcours du public
3 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la liste des participants et la liste d’accueil
Inventorier les œuvres
3 personnes
Transporter les œuvres d’art
3 personnes
Contrôler les œuvres
2 personnes
Rassembler les fiches de poste
2 personnes
Imprimer les étiquettes des œuvres
Créer les listes de prix et les bons de vente
2 personnes
Imprimer les panneaux de parcours
Commander le catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre de côté les snacks adaptés aux régimes
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les cloisons d’exposition et les socles
4 personnes
Accrocher les œuvres
4 personnes
Apposer les étiquettes d'œuvres d'art
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Aménager la table d’information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le vestiaire et l’accueil
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueil des visiteurs
2 personnes
Cocher les inscriptions
Accompagner les visiteurs vers l’exposition
2 personnes
Accompagner les artistes lors des présentations
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner le café et le thé
Tenir le registre des ventes
2 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les déchets
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
4 personnes
Rapporter les œuvres d’art
3 personnes
Enregistrer les œuvres vendues
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Murs d’expositionqté 8
Soclesqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 80

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 40
Cuillèresqté 60

Décoration

Nappesqté 8
Plantesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux d’informationqté 6
Cadres photoqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 2
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires au moins 6 semaines à l’avance. Demandez aux artistes une confirmation définitive et leurs besoins particuliers avant de publier l’invitation.
Terminez l’inventaire des œuvres 10 à 14 jours avant l’ouverture. Contrôlez chaque pièce à la réception et préparez les étiquettes, fiches de poste, listes de prix et bons de vente au même moment.
Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant l’événement, puis clôturez les inscriptions 3 jours avant. Utilisez cette liste pour préparer l’accueil et compter les besoins alimentaires.
Prévoyez le parcours du public avant d’installer les œuvres : comptez environ 1 mètre de passage libre et identifiez clairement l’entrée, les espaces d’exposition, les ventes et les sanitaires.
Réservez au moins 4 heures pour l’installation finale. Montez d’abord les cloisons, tables et socles, puis accrochez les œuvres, installez les panneaux et testez les terminaux de paiement, les ordinateurs, les projecteurs et le son.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes d’artistes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite 3 jours avant l’ouverture pour relancer les personnes intéressées et finaliser la liste d’accueil.
Combien de temps faut-il pour installer une exposition avant les portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 4 heures pour une installation comprenant cloisons, socles, œuvres, panneaux, éclairage et mobilier. Ajoutez une heure si plusieurs artistes arrivent avec des œuvres à contrôler sur place.
Quand préparer les étiquettes et les prix des œuvres ?: Préparez-les 10 à 14 jours avant l’événement, une fois l’inventaire vérifié. Imprimez une étiquette par œuvre et contrôlez les montants avant leur affichage dans l’espace d’exposition.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Refroidissez-les la veille et mettez de côté les snacks adaptés aux régimes signalés lors des inscriptions.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.