Boodschappenlijst voor een kunstenaarscollectief open dag

Voor een open dag van een kunstenaarscollectief heb je meer nodig dan hapjes en drankjes. Bezoekers moeten de kunstwerken goed kunnen bekijken, informatie kunnen lezen en eenvoudig kunnen betalen. Denk daarom naast tafels en stoelen ook aan expositiewanden, sokkels, verlichting, infoborden en verlengsnoeren. Regel servies, koffieapparatuur en dieetvriendelijke hapjes uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je op de opbouwdag alleen nog hoeft klaar te zetten en te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Expositiewandenaantal 8
Sokkelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 40
Lepelsaantal 60

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Plantenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Infobordenaantal 6
Fotolijstenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee assortiment - 2 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Mineraalwater plat - 48 flessen
- Mineraalwater bruisend - 24 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Rosé - 4 flessen
- IJsblokjes - 10 kilo
- Stokbrood - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Pesto - 4 potten
- Olijven - 2 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 5 kilo
- Peren - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Komkommers - 4 stuks
- Wortels - 3 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Gemengde noten - 4 kilo
- Rijstcrackers - 6 pakken
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 6 dozen
- Citroenen - 2 kilo
- Munt - 6 bosjes
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 200 stuks
- Papieren bordjes - 200 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en koel de dranken minimaal 2 uur voor opening. Zet dieetvriendelijke hapjes apart en label ze duidelijk.
Plan per expositieruimte minstens 1 infobord bij de ingang en 1 routebordje op elk punt waar bezoekers kunnen twijfelen. Print labels en werkbeschrijvingen op voorhand en neem ongeveer 10% extra exemplaren mee.
Test pinapparaten, laptops, tablets en mobiele speakers uiterlijk 1 dag vooraf. Neem per werkende opstelling minstens 1 verlengsnoer en 1 stekkerdoos mee; kabelhaspels zijn nodig wanneer stopcontacten verder weg liggen.
Gebruik ledspots om kunstwerken gericht te verlichten en sfeerlampen voor ontvangst- en horecapunten. Controleer alle aansluitingen 2 uur voor opening en leg reservebatterijen klaar voor apparatuur die daarop werkt.
Zet voor verkoop minimaal 1 tafel met prijslijsten en verkoopformulieren klaar en houd 1 pinapparaat plus een tweede betaalmogelijkheid achter de hand. Leg glazen, koffiekopjes, borden en bestek per horecapunt gegroepeerd klaar, zodat bezoekers niet door de expositieruimte hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel drank heb ik nodig voor een open dag van een kunstenaarscollectief?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker. Voor een open dag van 50 bezoekers komt dat neer op 100 tot 150 drankjes; koop extra als de openstelling meerdere uren duurt.
Wanneer moet ik de boodschappen voor de open dag doen?: Houdbare producten, servies en praktische spullen kun je 3 tot 5 dagen vooraf regelen. Koop verse hapjes 1 dag vooraf en koel de dranken uiterlijk 2 uur voor de opening.
Hoeveel verlichting heb ik nodig voor een kleine expositieruimte?: Gebruik minimaal 1 ledspot per werk of per kleine werkengroep en test de opstelling 1 dag vooraf. Voor ontvangst en catering volstaat meestal 1 sfeerlamp per tafel of werkpunt.
Wat moet ik meenemen voor de verkoop van kunstwerken?: Neem minstens 1 prijslijst, verkoopformulieren, een laptop of tablet en 1 getest pinapparaat mee. Leg deze verkoopset uiterlijk 1 uur voor opening klaar en neem ongeveer 10% extra formulieren mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.