Que prévoir pour une journée portes ouvertes d’un collectif d’artistes ?

Une journée portes ouvertes réussie repose sur plus que les œuvres exposées. Il faut prévoir de quoi accueillir les visiteurs, présenter les artistes, servir les boissons et gérer les ventes sans interruption. Cette liste rassemble le matériel d’exposition, la vaisselle, l’équipement technique, l’éclairage et les fournitures pratiques à acheter ou à apporter. Vérifiez les quantités selon le nombre d’artistes, de visiteurs attendus et la durée d’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Murs d’expositionqté 8
Soclesqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 80

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 40
Cuillèresqté 60

Décoration

Nappesqté 8
Plantesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux d’informationqté 6
Cadres photoqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 2
Aspirateur

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 48 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 kilos
- Baguette - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Pesto - 4 pots
- Olives - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 5 kilos
- Poires - 3 kilo
- Tomates cerises - 3 kilos
- Concombres - 4 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix mélangées - 4 kilos
- Crackers de riz - 6 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 6 boîtes
- Citrons - 2 kilo
- Menthe - 6 bouquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Assiettes en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un verre par visiteur attendu, puis ajoutez 10 à 15 % de marge pour éviter de manquer de vaisselle pendant les heures d’affluence.
Pour l’accueil et les ventes, comptez un ordinateur portable ou une tablette par poste actif, avec un terminal de paiement chargé et testé au moins 24 heures avant l’ouverture.
Prévoyez une rallonge à enrouleur par zone éloignée d’une prise, puis ajoutez une multiprise par table technique afin de ne pas brancher plusieurs appareils en cascade.
Refroidissez les boissons la veille et mettez de côté les snacks correspondant aux régimes alimentaires recueillis lors des inscriptions, idéalement dans des contenants identifiés.
Installez l’éclairage avant d’accrocher les œuvres : testez chaque projecteur LED et chaque lampe d’ambiance au moins 2 heures avant l’arrivée du public, avec des piles de rechange disponibles.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes d’artistes ?: Prévoyez de la vaisselle, des boissons, des snacks, des nappes, des panneaux d’information et le matériel nécessaire à l’exposition. Ajoutez au minimum un terminal de paiement, un ordinateur ou une tablette par poste de vente et des rallonges adaptées à la configuration du lieu.
Combien de verres prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez un verre par visiteur attendu, plus une marge de 10 à 15 %. Pour 80 visiteurs, prévoyez donc environ 90 à 95 verres, surtout si l’accueil s’étale sur plusieurs heures.
Quand préparer le matériel d’exposition ?: Rassemblez les murs d’exposition, socles, portants, cintres et panneaux au moins 48 heures avant l’ouverture. Les œuvres et l’éclairage doivent être contrôlés et installés avant le dernier créneau de préparation, idéalement 2 heures avant l’accueil.
Quel matériel prévoir pour vendre des œuvres sur place ?: Prévoyez au moins un ordinateur portable ou une tablette pour la liste des prix et les bons de vente, ainsi qu’un terminal de paiement par poste de vente. Testez les appareils et leur alimentation 24 heures avant la journée portes ouvertes.

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