Kruisweg organiseren: checklist en planning

Een Kruisweg vraagt om meer dan een route en een programma. Je regelt tegelijk de deelnemers, rustpunten, toestemming, teksten, muziek en de inrichting van de ontvangstlocatie. Begin enkele weken vooraf met aanmeldingen, dieetwensen en routecontrole. In de laatste dagen controleer je het weer, doe je boodschappen en test je geluid; op de dag zelf werk je van locatie-inspectie naar opbouw, ontvangst en koffiepunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afdrukken
Route en rustpunten controleren
2 personen
Toestemming voor route controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Gebedsboekjes klaarleggen
2 personen
Teksten voorlezen controleren
2 personen
Muziek en liederen selecteren
2 personen
Voorlezers en begeleiders indelen
2 personen
Contactgegevens uitwisselen
Locatiesleutels ophalen
Zaal en entree inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Kruis en altaartafel plaatsen
3 personen
Rustpunten markeren
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Kaarsen en verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Kruisweg begeleiden
6 personen
Voorlezingen verzorgen
4 personen
Muziek begeleiden
3 personen
Route veilig begeleiden
4 personen
Kaarsen bewaken
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes uitdelen
3 personen
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
Avondgebed begeleiden
4 personen
Afscheid van deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Kruis en altaar opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Routebordjes verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Kruisstandaard

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Drinkglazenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Serveerbladenaantal 6
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Stationsbordjesaantal 14
Gebedsboekjesaantal 90
Programmakaartenaantal 90
Naamstickersaantal 100
Altaardoek
Kaarsenhoudersaantal 14

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 14
LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route uiterlijk 7 dagen vooraf op toegankelijkheid, rustpunten en eventuele toestemming. Loop het traject nog eenmaal na zodra de weersverwachting voor de dag betrouwbaar is.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Druk daarna de deelnemerslijst af en deel contactgegevens van voorlezers en begeleiders.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels, stoelen en entree, daarna kruis en altaartafel, routebordjes, kaarsen en verlichting. Reserveer hiervoor minimaal 2 uur voor aanvang.
Test geluidsapparatuur, microfoon en draagbare speaker op de echte opstelplek. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat je niet vlak voor de start nog stroom moet zoeken.
Richt het koffiepunt in voordat deelnemers binnenkomen en koel dranken minstens 2 uur vooraf. Zet gebedsboekjes, programmakaarten en naamstickers klaar bij de ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Kruisweg organiseren?: Start bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en routecontrole. Plan de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen en taakverdeling uiterlijk 3 dagen voor de Kruisweg.
Wanneer moet ik de route van een Kruisweg controleren?: Controleer de route en rustpunten eerst 7 dagen vooraf en nogmaals 1 tot 2 dagen voor de start. Check dan ook de weersverwachting en of routebordjes nog goed zichtbaar geplaatst kunnen worden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een Kruisweg?: Reken op minimaal 2 uur voor zaal, entree, stoelen, tafels, altaartafel, verlichting en koffiepunt. Test geluid en microfoon uiterlijk 30 minuten voor ontvangst opnieuw.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een Kruisweg?: Doe de houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten uiterlijk de dag ervoor. Koel dranken minstens 2 uur voor aanvang en controleer vlak daarvoor de boodschappenlijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.