Koppelrun organiseren: checklist van voorbereiding tot finish

Een Koppelrun vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een starttijd. Je regelt vooraf de route, vergunning, inschrijving, vrijwilligers en sanitaire voorzieningen. Op de dag zelf moeten startnummers, routebordjes, tijdregistratie, catering en geluidsapparatuur op vaste momenten klaarstaan. Gebruik deze checklist als volgorde: eerst de route en locatie, daarna de deelnemers en organisatie, en pas op het laatst de opbouw en bevoorrading.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunning voor route aanvragen
Startlocatie reserveren
Toiletten reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers maken
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
Vrijwilligers informeren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Parcours uitzetten
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

Vrijwilligersposten bemannen
6 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Startinstructies geven
2 personen
Koppels laten starten
3 personen
Parcours en kruispunten bewaken
6 personen
Tussendrank uitdelen
3 personen
Finishregistratie bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Uitslag verwerken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Muziek en sfeer verzorgen
Buffet aanvullen
2 personen
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

Routebordjes verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen tellen en inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven houdbare spullen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Tafelrokkenaantal 8

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Routebordjesaantal 20
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 120
Startnummerbandjesaantal 120
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Medaillesaantal 120
Bekers voor winnaarsaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksbenodigdheden
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en startlocatie eerst vast en vraag de vergunning voor het parcours op tijd aan. Reserveer toiletten zodra de locatie bekend is; dit wordt vaak vergeten en is op het laatste moment lastig te regelen.
Open de inschrijving pas nadat starttijd, route en praktische informatie vaststaan. Controleer de deelnemerslijst enkele dagen vooraf en verzamel dieetwensen voordat je de boodschappen en catering definitief maakt.
Maak een aparte indeling voor vrijwilligers bij start, finish, kruispunten en catering. Informeer iedereen vooraf over de verzamelplek en geef verkeersposten veiligheidshesjes, route-informatie en een fluitje.
Plan de opbouw achteruit vanaf de start: zet eerst het parcours uit, plaats daarna de start- en finishboog en richt vervolgens de inschrijfbalie en catering in. Test de speaker en draadloze microfoon vóór deelnemers arriveren, met verlengkabels en stekkerdozen als reserve.
Zet startnummers en polsbandjes per deelnemer of koppel klaar en houd medailles en bekers apart van de inschrijfbalie. Zet dranken pas kort voor de start koud en bereid koffie en thee zo dat het uitgiftepunt niet de doorloop bij de finish blokkeert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koppelrun organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours, startlocatie en vergunning. Open de inschrijving zodra die basis vaststaat en plan de definitieve deelnemerscontrole in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Koppelrun?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijfbalie, 1 bij start en finish, 1 voor catering en 1 per belangrijk kruispunt. Voor een route met 4 kruispunten heb je dus al snel 7 tot 8 mensen nodig, exclusief een coördinator.
Hoeveel drinken moet ik voorzien voor een Koppelrun?: Voorzie tijdens de eerste twee uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per deelnemer, plus extra voor vrijwilligers en publiek. Zet minstens 10 procent reserve apart en gebruik koelboxen zodat niet alles tegelijk opwarmt.
Wanneer moet ik de route van een Koppelrun uitzetten?: Zet routebordjes, pionnen en afzetlint op de ochtend zelf uit, bij voorkeur 60 tot 90 minuten voor de start. Loop het parcours daarna één keer na om ontbrekende of slecht zichtbare markeringen te corrigeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.