Organiser une course en duo sans rien oublier

Une course en duo demande de coordonner les inscriptions, le parcours et l’accueil le même jour. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis réserve le lieu de départ et les toilettes avant d’ouvrir les inscriptions. À l’approche de l’événement, vérifie les participants, prépare les dossards et répartis les bénévoles. Le jour J, installe le balisage, l’arche, l’accueil et l’espace repas avant l’arrivée des coureurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
Réserver le lieu de départ
Réserver les toilettes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Répartir les bénévoles
Informer les bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Mettre en place le parcours
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Assurer la présence aux postes des bénévoles
6 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Lancer les couples
3 personnes
Surveiller le parcours et les carrefours
6 personnes
Distribuer la boisson de l’entre-deux
3 personnes
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Assurer la musique et l’ambiance
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Accompagner les derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Compter et emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les produits non périssables restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Jupes de tableqté 8

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Panneaux d’orientationqté 20
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Médaillesqté 120
Trophées pour les gagnantsqté 6

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Planches à découperqté 3
Matériel de cuisine
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande l’autorisation du parcours plusieurs semaines avant la course : sans validation, un changement d’itinéraire peut désorganiser toute l’installation.
Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et vérifier les participants. Prévois une liste finale, les dossards et les bracelets classés par ordre d’arrivée.
Répartis les bénévoles par zone, notamment au départ, à l’arrivée et aux points de changement de direction. Donne à chacun son horaire, son emplacement et un gilet de sécurité.
Installe les panneaux, les cônes et le ruban de balisage avant de monter les espaces d’accueil. Vérifie le parcours en marchant du départ à l’arrivée, en particulier aux intersections.
Mets les boissons au frais et prépare le café, le thé et le buffet avant l’ouverture des inscriptions. Teste aussi l’enceinte, le micro, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une course en duo ?: Ouvre le formulaire au moins 4 à 6 semaines avant la course. Garde quelques jours avant l’événement pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et établir la liste finale.
Combien de temps faut-il pour installer une course en duo ?: Prévois au minimum 3 heures le jour J pour le balisage, l’arche, les tables, les chaises, les tentes et le bureau d’inscription. Ajoute une vérification complète du parcours avant l’ouverture.
Que prévoir pour le ravitaillement d’une course en duo ?: Prépare les boissons, les gobelets réutilisables, les plateaux et le buffet en fonction du nombre confirmé de participants. Termine les achats 1 à 2 jours avant et mets les boissons au frais dès que l’espace est installé.
Quand vérifier la météo pour une course en duo ?: Consulte les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures et le matin de l’événement. Cette vérification permet d’adapter les tentes, les horaires d’installation et l’équipement sonore.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.