Checklist para organizar una Carrera en pareja
Una Carrera en pareja necesita más coordinación que una carrera individual: cada dorsal, pulsera y resultado debe corresponder a dos participantes. Empieza por fijar la fecha, el recorrido y los permisos; después abre las inscripciones y confirma las necesidades de los equipos. Durante la última semana, asigna voluntarios, prepara la señalización y revisa el material. El día anterior deja listos los dorsales, las bebidas y el punto de café para que el montaje de salida avance sin retrasos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el recorrido
2 personas
Solicitar permiso para la ruta
Reservar la ubicación de salida
Reservar los aseos
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Crear dorsales
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Asignar voluntarios
Informar a los voluntarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Ordenar dorsales y pulseras
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Marcar el recorrido
4 personas
Colocar el arco de salida y meta
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Evento
Cubrir los puestos de voluntariado
6 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir dorsales
3 personas
Dar las instrucciones iniciales
2 personas
Hacer salir a las parejas
3 personas
Vigilar el recorrido y los cruces
6 personas
Repartir el tentempié
3 personas
Llevar el registro de llegada a meta
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Procesar los resultados
2 personas
Entregar premios
2 personas
Encargarse de la música y el ambiente
Reponer el bufé
2 personas
Guiar a los últimos participantes
2 personas
Seguimiento
Retirar las señales de ruta
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Contar y empaquetar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los productos no perecederos sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cervezacant. 4
- Faldones para mesascant. 8
Material deportivo
- Arco de salida y meta
- Carteles de rutacant. 20
- Conoscant. 30
- Cinta de balizamientocant. 6
- Dorsalescant. 120
- Pulseras con número de dorsalcant. 120
- Cronómetroscant. 4
- Silbatoscant. 6
- Chalecos reflectantescant. 12
- Medallascant. 120
- Tazas para los ganadorescant. 6
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 150
- Cubiertos reutilizablescant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Tazas de cafécant. 60
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Utensilios de cocina
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el recorrido y los permisos antes de abrir las inscripciones. Así puedes indicar una distancia, una salida y un horario definitivos, y evitar cambios para las parejas ya inscritas.
- Comprueba las inscripciones en dos momentos: una semana antes y el día anterior. Separa la lista por pareja y prepara un dorsal y una pulsera numerada para cada participante.
- Asigna los voluntarios por zonas, no solo por tarea: salida y meta, cruces del recorrido, inscripción y avituallamiento. Entrega a cada persona sus instrucciones y un chaleco reflectante antes del montaje.
- Prepara la señalización con tiempo suficiente para recorrer el circuito completo. Coloca carteles, conos y cinta de balizamiento, y pide a una persona que compruebe que una pareja que corre junta no puede equivocarse de dirección.
- Reserva varias horas para el montaje: carpas, mesas, sillas, arco de salida y meta, sonido y catering. Prueba el altavoz y el micrófono con los cables y regletas antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una Carrera en pareja?
- Ábrelas entre 3 y 6 semanas antes de la carrera. Cierra el formulario al menos 3 días antes para poder revisar parejas, preferencias dietéticas, dorsales y pulseras.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una Carrera en pareja?
- Calcula al menos 1 voluntario para la inscripción, 1 para la salida y la meta, y 1 en cada cruce o punto de riesgo. Para un recorrido con 4 cruces, la organización necesita como mínimo 7 personas, además de quien coordine el evento.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de la carrera?
- Deja preparados los dorsales y las pulseras por pareja, revisa la lista de participantes y enfría las bebidas. También conviene comprobar el pronóstico y agrupar carteles, conos, cinta y chalecos para cargarlos sin olvidar material.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la salida y la meta?
- Reserva entre 2 y 3 horas para montar carpas, mesas, sillas, arco, mostrador de inscripción y sonido. Añade al menos 30 minutos para probar el altavoz y el micrófono y corregir problemas con cables o regletas.
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