Zo organiseer je een koorworkshop zonder verrassingen

Een koorworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een workshopleider en een ruimte. Leg eerst datum, programma, locatie en repertoire vast; regel daarna de aanmeldingen en deelnemersinformatie. Plan voldoende tijd voor het digitaliseren en afdrukken van muziekpartijen, het verzamelen van dieetwensen en het testen van de audioapparatuur. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, een goede opstelling en een duidelijke overgang naar koffie en lunch.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Workshopleider bevestigen
4
Muziekrepertoire selecteren
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Muziekpartijen digitaliseren
2 personen
11
Muziekpartijen afdrukken
2 personen
12
Naamstickers voorbereiden
13
Catering bestellen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Apparatuur ophalen
2 personen
16
Locatiesleutels ophalen
17
Ruimtes controleren
2 personen
18
Stoelen in halve cirkel zetten
3 personen
19
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
20
Keyboard en standaards opstellen
2 personen
21
Audioapparatuur aansluiten
2 personen
22
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen
23
Koffiepunt inrichten
2 personen
24
Lunchbuffet klaarzetten
2 personen

Event

25
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Naamstickers uitdelen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Welkom en programma toelichten
30
Stemopwarming begeleiden
2 personen
31
Eerste koorsessie begeleiden
3 personen
32
Dranken bijvullen
33
Koffiepauze serveren
2 personen
34
Servies verzamelen
35
Tweede koorsessie begeleiden
3 personen
36
Lunchbuffet serveren
3 personen
37
Buffet aanvullen
2 personen
38
Middagservies afruimen
2 personen
39
Derde koorsessie begeleiden
3 personen
40
Dranken bijvullen
41
Pauzesnacks serveren
2 personen
42
Slotrepetitie begeleiden
3 personen
43
Gezamenlijk optreden uitvoeren
3 personen
44
Afscheid en informatie uitdelen
2 personen

Nazorg

45
Muziekpartijen innemen
2 personen
46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Ruimte schoonmaken
3 personen
50
Meubilair terugplaatsen
3 personen
51
Apparatuur retourneren
2 personen
52
Locatiesleutels retourneren
53
Gevonden voorwerpen afhandelen
54
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 50
Tafelsaantal 6
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Keyboard
Keyboardstandaard
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidspreker
Audiomixer
Audiokabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Muziekstandaardsaantal 25
Metronoom
Laptop
HDMI-kabel
Opladersaantal 3

Papierwaren

Muziekpartijenaantal 50
Programmafoldersaantal 50
Naamstickersaantal 50
Pennenaantal 50
Notitieblokkenaantal 50
Flip-overblok
Whiteboardmarkersaantal 6
Plakbandaantal 2
Schaaraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afwasborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de workshopleider voordat je het programma en de uitnodiging definitief maakt. Vraag meteen welke stemgroepen, muziekpartijen en technische voorzieningen nodig zijn, zodat je repertoire en materiaal op tijd kunt vastleggen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma vaststaan. Sluit de inschrijving enkele dagen voor de workshop om aantallen, naamstickers, muziekpartijen, catering en dieetwensen definitief te maken.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld het programma, aanvangstijd, route, wat deelnemers zelf meenemen en wanneer zij hun muziekpartijen ontvangen.
Test keyboard, microfoons, mixer, luidspreker en kabels vóór de deelnemers binnenkomen. Leg opladers, stekkerdozen en verlengkabels klaar; een ontbrekende kabel kost op de ochtend zelf meer tijd dan je verwacht.
Richt de ruimte in deze volgorde in: ontvangsttafel, stoelen in een halve cirkel, keyboard en standaards, daarna audio en muziekpartijen. Zet het koffiepunt en lunchbuffet pas klaar nadat de looproutes naar de repetitieruimte vrij zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koorworkshop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en workshopleider. Open de inschrijving zodra het programma vaststaat en sluit die ongeveer 5 tot 7 dagen voor de workshop.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag zelf?: Reserveer minstens 2 uur voor sleutels ophalen, ruimtes controleren, stoelen plaatsen, techniek aansluiten, muziek klaarleggen en de ontvangstbalie inrichten. Plan extra tijd als apparatuur elders moet worden opgehaald.
Wanneer moet ik de muziekpartijen afdrukken voor een koorworkshop?: Digitaliseer en controleer de partijen uiterlijk 10 dagen vooraf en druk ze 3 tot 5 dagen voor de workshop af. Leg per deelnemer een complete set klaar, zodat de ontvangst niet wordt vertraagd.
Hoeveel koffie en lunch moet ik regelen voor een koorworkshop?: Tel voor koffie minimaal 3 kopjes per deelnemer bij een dagprogramma, plus ongeveer 10 procent reserve. Bestel lunch voor het definitieve aantal aanmeldingen en houd de verzamelde dieetwensen apart bij de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.