Cómo organizar un taller de coro sin improvisar
Un taller de coro necesita más coordinación que una simple reunión para cantar. Primero se cierran la fecha, el programa, el lugar y la persona que dirigirá el taller; después se abre la inscripción y se prepara el repertorio. La última semana se dedica a confirmar asistentes, imprimir partituras y revisar sonido, mobiliario y comida. El día del taller, la recepción y el montaje deben estar listos antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Confirmar al líder del taller
- 4
Seleccionar el repertorio musical
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar información a los participantes
- 10
Digitalizar partituras
2 personas
- 11
Imprimir partituras
2 personas
- 12
Preparar etiquetas con nombres
- 13
Pedir el catering
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Recoger el equipo
2 personas
- 16
Recoger las llaves del recinto
- 17
Comprobar los espacios
2 personas
- 18
Colocar las sillas en semicírculo
3 personas
- 19
Colocar las mesas de recepción
2 personas
- 20
Montar teclados y soportes
2 personas
- 21
Conectar el equipo de audio
2 personas
- 22
Preparar las partituras
2 personas
- 23
Montar el punto de café
2 personas
- 24
Preparar el buffet de almuerzo
2 personas
Evento
- 25
Atender la recepción
2 personas
- 26
Registrar a los participantes
2 personas
- 27
Repartir etiquetas con nombre
- 28
Servir café y té
2 personas
- 29
Dar la bienvenida y explicar el programa
- 30
Guiar el calentamiento de voces
2 personas
- 31
Acompañar la primera sesión de coro
3 personas
- 32
Rellenar las bebidas
- 33
Servir la pausa para el café
2 personas
- 34
Recoger la vajilla
- 35
Dirigir la segunda sesión del coro
3 personas
- 36
Servir el bufé de almuerzo
3 personas
- 37
Reponer el bufé
2 personas
- 38
Retirar la vajilla de la tarde
2 personas
- 39
Acompañar la tercera sesión de coro
3 personas
- 40
Rellenar las bebidas
- 41
Servir snacks del descanso
2 personas
- 42
Coordinar el ensayo general
3 personas
- 43
Realizar una actuación conjunta
3 personas
- 44
Entregar despedida e información
2 personas
Seguimiento
- 45
Recoger las partituras
2 personas
- 46
Apagar el equipo
2 personas
- 47
Recoger la basura
2 personas
- 48
Lavar la vajilla
2 personas
- 49
Limpiar el espacio
3 personas
- 50
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 51
Devolver el equipo
2 personas
- 52
Devolver las llaves del recinto
- 53
Gestionar objetos perdidos
- 54
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 50
- Mesascant. 6
- Mesa de recepción
- Taburetescant. 4
Equipo
- Teclado
- Soporte para teclado
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Altavoz
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Atrilescant. 25
- Metrónomo
- Portátil
- Cable HDMI
- Cargadorescant. 3
Artículos de papel
- Partituras musicalescant. 50
- Folletos del programacant. 50
- Pegatinas con nombrecant. 50
- Bolígrafoscant. 50
- Bloc de notascant. 50
- Portafolios de papel
- Rotuladores para pizarra blancacant. 6
- Cinta adhesivacant. 2
- Tijerascant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Cucharones de servircant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servir con tapacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
- Cepillos para fregarcant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el repertorio antes de abrir las inscripciones. Así puedes indicar cuántas partituras preparar y evitar cambios de última hora que obliguen a volver a digitalizar o imprimir el material.
- Pide las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y entrega el número final al catering con varios días de margen. Las respuestas que llegan por mensajes sueltos suelen perderse.
- Reserva al menos 90 minutos para preparar la sala: coloca las sillas en semicírculo, monta los teclados y soportes, conecta el audio y comprueba que los cables lleguen sin cruzar las zonas de paso.
- Prepara una carpeta para cada participante con las partituras, el programa, un bloc y un bolígrafo. Imprime algunas copias adicionales y deja etiquetas con nombre en la recepción para resolver cambios o inscripciones tardías.
- Haz una prueba completa del sonido antes de abrir las puertas, incluidos micrófonos, altavoz, mesa de mezclas, portátil y cable HDMI. Guarda también regletas, alargadores y cables de repuesto en un punto accesible.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de coro?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar al líder del taller y elegir el repertorio. Abre las inscripciones al menos 4 semanas antes y fija una fecha límite para las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo se deben imprimir las partituras del taller de coro?
- Imprímelas entre 7 y 10 días antes, cuando el repertorio esté cerrado y la mayoría de las inscripciones confirmadas. Prepara entre un 5 % y un 10 % de copias adicionales para pérdidas, errores o participantes de última hora.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un taller de coro?
- Calcula 90 minutos para una sala sencilla y hasta 2 horas si hay que montar teclado, micrófonos, mesa de mezclas y altavoz. Haz la prueba de sonido antes de colocar el café y el buffet para no interrumpir la recepción.
- ¿Qué información hay que enviar a los participantes antes del taller?
- Envía un mensaje entre 5 y 7 días antes con el horario, la dirección, las indicaciones de llegada, el programa y lo que deben llevar. Incluye también la hora de apertura de la recepción y el momento previsto para el almuerzo.
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