Koorconcert organiseren: checklist en planning

Een koorconcert vraagt om meer dan een programma en een repetitieruimte. Je regelt eerst de datum, locatie, dirigent en muzikanten, en werkt daarna toe naar publiciteit, aanmeldingen, techniek en publieksontvangst. In de laatste week verschuift de aandacht naar drukwerk, partituren, catering en de indeling van vrijwilligers. Deze checklist helpt je de 57 taken in de juiste volgorde af te werken en controleert ook de 49 spullen die op de concertdag nodig kunnen zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Repetitieruimte reserveren
Vergunningen controleren
Programma samenstellen
2 personen
Dirigent bevestigen
Muzikanten bevestigen
Repetities plannen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Drukwerk ontwerpen
Programma's afdrukken
2 personen
Entreegeld voorbereiden
Muziekpartijen controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Programma's sorteren
2 personen
Koorherinnering versturen
Kleding en partituren klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Kooropstelling klaarzetten
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Licht instellen
2 personen
Koor laten inzingen
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Pauzebuffet klaarzetten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Concert begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet serveren
3 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Techniek afbreken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Onkosten en entreegeld verwerken
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 6
Koorstoelenaantal 50
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 25
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Pianokruk

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-lampenaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Standaard voor programma
Pijlbordenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveerbladenaantal 6

Catering

Programma'saantal 120
Naamstickersaantal 30
Entreegeldkist
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Overig

Muziekmappenaantal 60
Potlodenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 3
Kabelbindersaantal 2
Zaklampenaantal 3

Tips

Leg de concertdatum en locatie minstens 12 weken vooraf vast. Reserveer tegelijk een repetitieruimte, zodat de geplande repetities niet afhankelijk worden van losse beschikbaarheid.
Plan de laatste technische test uiterlijk 7 dagen voor het concert. Controleer dan microfoons, standaards, mengpaneel, luidsprekers, muzieklessenaars, verlengkabels en stekkerdozen op de echte locatie.
Verstuur uitnodigingen en publiceer het concert online zodra programma, dirigent en muzikanten bevestigd zijn. Houd aanmeldingen en dieetwensen bij in één overzicht en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf.
Maak de cateringhoeveelheden pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, glazen, gebaksbordjes en serveerlepels op één aparte boodschappen- en uitgiftelijst.
Maak voor de concertdag een openingsschema met tijden en verantwoordelijken. Laat iemand de entree en programma’s klaarzetten, iemand de koorstoelen en lessenaar controleren en iemand de kledingrekken, verlichting en bewegwijzering nalopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koorconcert organiseren?: Leg datum, locatie, dirigent en muzikanten bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf vast. Begin daarna direct met repetities, publiciteit en het verzamelen van aanmeldingen.
Wanneer moet ik de techniek van een koorconcert testen?: Plan een volledige test uiterlijk 7 dagen voor het concert en herhaal een korte controle op de dag zelf. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, standaards, kabels en stroompunten in de zaal.
Wanneer moet ik de programma’s voor een koorconcert afdrukken?: Controleer de definitieve programmavolgorde en aantallen uiterlijk 10 dagen vooraf. Druk de programma’s daarna af en sorteer ze uiterlijk 1 dag voor het concert, zodat de entree niet hoeft te wachten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een koorconcert?: Reken minimaal op 4 rollen: entree en programma’s, publieksontvangst, techniek en catering. Bij meer dan 100 bezoekers voeg je bij voorkeur 1 extra persoon toe voor de entree of zaalbegeleiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.