Chorkonzert organisieren: die Checkliste für die Planung
Ein Chorkonzert gelingt nicht nur durch gute Proben. Termin, Saal, Genehmigungen, Programm, Technik, Noten, Einlass und Bewirtung müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenkommen. Plane zuerst die festen Eckdaten und teile danach Proben, Helfer und Einkäufe auf. Kurz vor dem Konzert entscheidet eine konkrete Ablaufkontrolle, ob Mikrofone, Notenpulte, Programme, Wasser und Wechselgeld tatsächlich vor Ort sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Konzerttermin festlegen
2 Personen
Location reservieren
Proberaum reservieren
Genehmigungen prüfen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Dirigenten bestätigen
Musiker bestätigen
Proben planen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Konzert online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Drucksachen gestalten
Programme ausdrucken
2 Personen
Eintrittsgeld vorbereiten
Musikpartituren prüfen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Programme sortieren
2 Personen
Chorerinnerung versenden
Kleidung und Noten bereitlegen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Choraufstellung vorbereiten
4 Personen
Notenständer aufstellen
2 Personen
Mikrofone aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Licht einstellen
2 Personen
Chor einsingen lassen
3 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Pausenbuffet bereitstellen
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Konzert begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausebuffet servieren
3 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Technik abbauen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
Auslagen und Eintrittsgeld verarbeiten
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 6
- ChorstühleAnz. 50
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- TortenplattenAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
Ausstattung
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- NotenpulteAnz. 25
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Klavierhocker
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 8
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- TischdeckenAnz. 6
- Standard für das Programm
- WegweiserAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 6
Catering
- ProgrammeAnz. 120
- NamensaufkleberAnz. 30
- Eintrittsgeldkasse
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Sonstiges
- NotenmappenAnz. 60
- BleistifteAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 10
- StifteAnz. 20
- KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 3
- KabelbinderAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 3
Tipps
- Lege Termin und Veranstaltungsort möglichst mehrere Monate vorher fest. Prüfe direkt danach, ob für Konzert, Ausschank oder Nutzung der Technik Genehmigungen erforderlich sind.
- Bestätige Dirigentin oder Dirigent sowie alle Musiker spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Plane die Proben anschließend rückwärts vom Auftrittstermin und reserviere den Proberaum für jede benötigte Einheit.
- Verschicke Einladungen und veröffentliche das Konzert online etwa 4 Wochen vorher. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend, statt erst in der letzten Woche nachzufragen.
- Teste Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens 7 Tage vorher. Lege außerdem fest, wer am Konzerttag die Technik anschließt und wer die Notenpulte sowie Beleuchtung kontrolliert.
- Bereite am Vortag Kleidung, Noten und Programme vor und sortiere die Drucksachen nach Sitz- oder Einlassbereich. Plane für das erste Konzertintervall je nach Dauer etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein und prüfe zusätzlich Tassen, Gläser, Kannen und Thermoskannen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Chorkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Termin mit Konzertdatum, Location und Programm. Für größere Chöre oder aufwendige Technik sind 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Chorkonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Konzert. Eine Erinnerung mit Uhrzeit, Ort und wichtigen Hinweisen sollte 7 bis 10 Tage vorher folgen.
- Wie viele Proben braucht ein Chorkonzert?
- Plane mindestens 4 bis 8 gezielte Proben nach der Programmfestlegung ein. Für ein neues oder anspruchsvolles Programm sollte zusätzlich eine Generalprobe innerhalb der letzten 7 Tage stattfinden.
- Wie viel Catering braucht man bei einem Chorkonzert?
- Rechne für das erste Konzertintervall mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Lege die endgültigen Mengen spätestens 7 Tage vorher anhand der Anmeldungen und erfassten Ernährungswünsche fest.
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