Checklist voor een kookboekpresentatie organiseren

Een kookboekpresentatie vraagt om meer dan boeken op een tafel leggen. Je stemt gasten, catering, proefgerechten en een kookdemonstratie op elkaar af, terwijl koffie, drank en presentatie klaarstaan. Begin met datum, locatie en gastenlijst en werk daarna naar de uitnodigingen en aanmeldingen toe. In de laatste dagen controleer je dieetwensen, boekvoorraad, verse ingrediënten en alle keukenmaterialen. Deze checklist geeft je de volgorde en aandachtspunten voor een soepel programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en gastenlijst vastleggen
Locatie reserveren
Uitnodigingstekst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
Benodigde materialen controleren
2 personen
Proefgerechten selecteren
2 personen
Kookdemonstratie voorbereiden
2 personen
Programma en tijdschema afdrukken
Aanmeldingen en dieetwensen bevestigen
Boekvoorraad klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare producten klaarzetten
2 personen
Verse ingrediënten controleren
2 personen
Proefgerechten voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
Koffie- en theestation inrichten
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Boekenpresentatie inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Kookdemonstratie klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
Teambriefing houden
4 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdranken serveren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Auteur interviewen
2 personen
Kookdemonstratie geven
2 personen
Proefgerechten serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Boeken verkopen
2 personen
Boeken laten signeren
2 personen
Hapjes en koffie serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Meubilair afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Keuken en locatie schoonmaken
3 personen
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
Voorraad en materialen controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Openstaande bestellingen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koekenpannenaantal 2
Kookpannenaantal 3
Ovenschalenaantal 4
Bakplatenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Pollepelsaantal 4
Keukenschortenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Inductiekookplatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatiescherm
Laptop

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 8
Boekstandaardsaantal 6
Tafelnummersaantal 8
Naambadgesaantal 60
Pennenaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 30 tot 45 minuten: ontvangst, presentatie, kookdemonstratie, proeven en napraten. Zo weet je wanneer de boekenpresentatie en proefgerechten klaar moeten staan.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit en bevestig ze opnieuw bij de aanmeldingen. Zet ingrediënten en serveerschalen voor afwijkende gerechten apart, zodat er tijdens het proeven geen verwarring ontstaat.
Bereken voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon en zet water, glazen en gekoelde dranken uiterlijk 1 uur voor ontvangst klaar. Plan koffie en thee op een plek waar de demonstratie niet wordt onderbroken.
Test de kookdemonstratie minstens 1 dag vooraf met dezelfde inductiekookplaat, pannen en messen. Controleer daarbij stroom, werkruimte, geluidsinstallatie en of bezoekers het snij- en kookwerk kunnen zien.
Leg boeken, programma's en eventuele verkoopinformatie vóór binnenkomst klaar op de presentatietafel. Houd daarnaast een aparte voorraad achter de hand, zodat de tafel netjes blijft na de eerste verkoop of signeersessie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kookboekpresentatie organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, gastenlijst en uitnodiging. Regel de catering, kookdemonstratie en materialen uiterlijk 2 weken vooraf; de laatste controle doe je 1 dag voor het event.
Hoeveel eten heb ik nodig voor een kookboekpresentatie?: Reken per aanwezige op 3 tot 5 kleine proefporties als er vooral wordt geproefd. Voor een uitgebreider hapjesmoment houd je ongeveer 6 tot 8 kleine hapjes per persoon aan en tel je 10 procent extra voor onverwachte gasten.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een kookboekpresentatie verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie 7 dagen voor de presentatie. Bevestig het overzicht nog één keer bij de definitieve aanmeldingen, zodat de catering en proefgerechten kloppen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een kookboekpresentatie?: Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen, daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Zet daarnaast minimaal 0,5 liter water per gast klaar en voeg extra koffie en thee toe als het programma langer dan 2 uur duurt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.