Koningsspelen organiseren: checklist en planning

Een Koningsspelen-dag staat of valt met een strak programma en duidelijke taakverdeling. Leg eerst datum, locatie, deelnemersaantallen en sportonderdelen vast; werk daarna het wedstrijdschema en de indeling van vrijwilligers uit. Regel sportmateriaal, startvakken, bewegwijzering, eten en informatie voor ouders ruim op tijd. Controleer vergunningen en de weersverwachting en zorg uiterlijk de dag ervoor voor een uitvoerbaar regenprogramma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en sportonderdelen bepalen
3 personen
Deelnemersaantallen inventariseren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Ouderinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Sportstations vastleggen
3 personen
Wedstrijdschema uitwerken
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Weersverwachting controleren
Alternatief regenprogramma klaarzetten
3 personen
Route en parkeerinformatie maken
2 personen
Plattegrond voor deelnemers maken
2 personen
Startnummers en teamlijsten maken
2 personen
Bewegwijzering printen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Pakketten per team maken
3 personen
Weersupdate versturen

Event

Terrein inspecteren
3 personen
Terrein afzetten
3 personen
Tenten en tafels opbouwen
6 personen
Sportstations opbouwen
8 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Cateringpunt inrichten
4 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Teams naar startvakken begeleiden
6 personen
Opening verzorgen
3 personen
Warming-up begeleiden
4 personen
Estafettes begeleiden
8 personen
Behendigheidsspellen begeleiden
8 personen
Pauzedrankjes uitdelen
5 personen
Sporttoernooien begeleiden
10 personen
Scores registreren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Allergievrije hapjes uitgeven
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afscheid en bedankwoord verzorgen
2 personen
Deelnemers naar uitgang begeleiden
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Afvalpunten legen
4 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Geluidsset uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Cateringpunt schoonmaken
4 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Dankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Inschrijftafel
Prullenbakkenaantal 8
Afzethekkenaantal 12
Startvakkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Kratten voor gevonden voorwerpenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Handballenaantal 8
Volleybalaantal 4
Estafettestokjesaantal 12
Pionnenaantal 40
Hoepelsaantal 20
Springtouwenaantal 20
Balansbankenaantal 4
Hindernissenaantal 12
Parachutedoekenaantal 2
Frisbeesaantal 12
Tennisballenaantal 24
Zachte ballenaantal 20
Lintenaantal 40
Startfluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 8
Meetlintenaantal 4
Sportmattenaantal 12
Teamhesjesaantal 80
Krattenaantal 12
Touwtrektouwenaantal 2
Medaillelintenaantal 180
Prijzenbekersaantal 12
Startnummersaantal 180
Scoreformulierenaantal 40
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 6
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Elektrische kookplatenaantal 2
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Laptopaantal 2
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Messenaantal 8
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Koelkrattenaantal 8
Voedselcontainersaantal 20

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 8
Oranje vlaggetjesaantal 10
Ballonnenaantal 200
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Podiumbordjesaantal 8
Oranje tafeldecoratieaantal 20
Welkomstbord
Routebordenaantal 20

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 60
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 24
Vloertrekkersaantal 3
Bezemsetsaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Handvegersaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Papieren afvalbakkenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 8
Buitenlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf een eerste programma met sportstations, wedstrijdschema en wisselmomenten. Plan per station minimaal één begeleider en houd 5 tot 10 minuten ruimte tussen onderdelen voor verplaatsing.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens van ouders uiterlijk één week voor de Koningsspelen. Gebruik die aantallen om teams, startnummers, teamhesjes en de hoeveelheid hapjes en drinken vast te leggen.
Controleer sportmateriaal twee dagen vooraf en leg per station een eigen krat klaar. Tel bijvoorbeeld pionnen, hoepels, springtouwen, ballen, stopwatches en scoreborden voordat de opbouw begint.
Maak voor deelnemers en ouders één korte route-instructie met ingang, parkeerplek, inschrijftafel, toiletten en verzamelpunten. Hang op de dag zelf bewegwijzering en plattegronden op bij de ingang en bij elke belangrijke splitsing.
Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over het regenprogramma. Controleer of partytenten, tafels en materialen droog en veilig kunnen staan en informeer vrijwilligers en ouders meteen als tijden of onderdelen wijzigen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik de Koningsspelen organiseren?: Begin ongeveer zes weken vooraf met datum, locatie, programma en deelnemersaantallen. Rond vier weken vooraf de vrijwilligers en reserveringen af; bestel prijzen, medailles en ontbrekend materiaal uiterlijk twee weken voor de dag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor de Koningsspelen?: Reken per sportstation op minimaal één begeleider en voeg één coördinator toe voor inschrijving, tijdschema en onverwachte uitval. Bij acht stations heb je dus ten minste negen vaste vrijwilligers nodig, exclusief opbouw en catering.
Wanneer moet ik het regenprogramma voor de Koningsspelen maken?: Werk het alternatieve programma uiterlijk één week vooraf uit en controleer de weersverwachting vanaf drie dagen voor het evenement dagelijks. Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over aanpassingen en communiceer dat direct naar ouders en vrijwilligers.
Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig voor Koningsspelen?: Dat hangt af van het aantal stations en teams, maar leg per station een complete set klaar plus ongeveer 10 procent reserve voor ballen, pionnen en klein materiaal. Controleer alles twee dagen vooraf en label de kratten per onderdeel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.