Königsspiele organisieren: die vollständige Checkliste
Bei Königsspielen müssen Anmeldung, Sportprogramm, Helfer und Material ineinandergreifen. Kläre zuerst Termin, Ort und Teilnehmerzahl, bevor du Wettkampfplan, Stationen und Verpflegung festlegst. Plane außerdem früh einen Ablauf für Regen und halte Eltern, Freiwillige und Teams mit klaren Informationen auf dem aktuellen Stand. Die Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Einkauf, Aufbau und Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm und Sportdisziplinen festlegen
3 Personen
Teilnehmerzahlen erfassen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Elterninformationen versenden
2 Personen
Freiwillige einladen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Sportstationen festlegen
3 Personen
Wettkampfplan ausarbeiten
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Wettervorhersage prüfen
Alternatives Regenprogramm bereitstellen
3 Personen
Routen- und Parkinformationen erstellen
2 Personen
Lageplan für Teilnehmer erstellen
2 Personen
Startnummern und Teamlisten erstellen
2 Personen
Beschilderung drucken
Preise und Medaillen bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Sportgeräte sammeln
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Pakete pro Team zusammenstellen
3 Personen
Wetter-Update versenden
Event
Gelände inspizieren
3 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Zelte und Tische aufbauen
6 Personen
Sportstationen aufbauen
8 Personen
Soundsystem anschließen
2 Personen
Cateringbereich einrichten
4 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Teams zu den Startblöcken begleiten
6 Personen
Eröffnung betreuen
3 Personen
Aufwärmen betreuen
4 Personen
Staffelläufe begleiten
8 Personen
Geschicklichkeitsspiele betreuen
8 Personen
Pausengetränke ausgeben
5 Personen
Sportturniere betreuen
10 Personen
Punkte erfassen
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Allergiefreie Häppchen ausgeben
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Musik organisieren
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Abschied und Dankesrede halten
2 Personen
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Abfallstationen leeren
4 Personen
Nachbereitung
Sportgeräte sammeln
5 Personen
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Soundsystem ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Cateringstation reinigen
4 Personen
Gelände reinigen
6 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Fotos und Dokumente archivieren
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 4
- Anmeldetisch
- MülleimerAnz. 8
- AbsperrgitterAnz. 12
- StartbahnenAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- Kisten für FundstückeAnz. 4
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 12
- BasketbälleAnz. 8
- HandbälleAnz. 8
- VolleyballAnz. 4
- StaffelstäbeAnz. 12
- KegelAnz. 40
- ReifenAnz. 20
- SpringseileAnz. 20
- BalancebänkeAnz. 4
- HindernisseAnz. 12
- FallschirmtücherAnz. 2
- FrisbeesAnz. 12
- TennisbälleAnz. 24
- SoftbälleAnz. 20
- BänderAnz. 40
- StartpfeifenAnz. 8
- StoppuhrenAnz. 6
- AnzeigetafelnAnz. 8
- MessbänderAnz. 4
- SportmattenAnz. 12
- TeamwestenAnz. 80
- KistenAnz. 12
- TauziehseileAnz. 2
- MedaillenbänderAnz. 180
- PokalpreiseAnz. 12
- StartnummernAnz. 180
- WertungsbögenAnz. 40
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- Wiederaufladbare LampenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- Elektrische KochplattenAnz. 2
- PowerbanksAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 8
- LaptopAnz. 2
- Drucker
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 220
- TellerAnz. 180
- SchälchenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- MesserAnz. 8
- ZangenAnz. 8
- SchälchenAnz. 20
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- ServierschalenAnz. 20
- KühlkistenAnz. 8
- LebensmittelbehälterAnz. 20
Dekoration
- Niederländische FlaggenAnz. 8
- Orange WimpelAnz. 10
- BallonsAnz. 200
- BallonbandAnz. 2
- TischdeckenAnz. 16
- BühnenschilderAnz. 8
- Orange TischdekorationAnz. 20
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 20
Reinigung
- MüllsäckeAnz. 60
- EimerAnz. 6
- PutzlappenAnz. 24
- BodenabzieherAnz. 3
- BesensetsAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 4
- HandfegerAnz. 6
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- PapierabfallbehälterAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielampenAnz. 8
- AußenlampenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Erfasse die Teilnehmerzahl nicht erst für die Verpflegung. Nutze sie mindestens zwei Wochen vorher, um Teamlisten, Startnummern, Sportstationen und die benötigte Anzahl an Helfern festzulegen.
- Plane pro Sportstation eine verantwortliche Person und eine Reserve ein. Bei mehreren Disziplinen brauchst du außerdem genügend Stoppuhren, Startpfeifen, Anzeigetafeln und Messbänder gleichzeitig.
- Prüfe Sportgeräte spätestens eine Woche vor dem Termin auf Vollständigkeit und Zustand. Besonders leicht fehlen Kleinteile wie Staffelstäbe, Kegel, Bänder oder Tennisbälle, obwohl die Stationen bereits geplant sind.
- Schicke Eltern die wichtigsten Informationen mindestens sieben Tage vorher: Beginn, Ort, Parkroute, Kleidung, Verpflegung und Verhalten bei schlechtem Wetter. Ergänze einen Lageplan, damit der Anmeldetisch schnell gefunden wird.
- Bestelle Preise und Medaillen frühzeitig und kontrolliere sie beim Wareneingang. Lege für Aufbau und Anmeldung feste Zeitfenster fest, damit Partyzelte, Tische, Absperrgitter und Teamwesten nicht erst während des Starts bereitliegen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man Königsspiele organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Sportprogramm. Teilnehmerzahlen, Helfer und Ernährungswünsche sollten spätestens zwei Wochen vor dem Termin weitgehend feststehen.
- Wie viele Helfer braucht man für Königsspiele?
- Plane pro Sportstation mindestens eine verantwortliche Person und zusätzlich zwei Helfer für Anmeldung, Wege und Material ein. Bei sechs Stationen sind damit mindestens acht Helfer sinnvoll, zuzüglich einer Reserve bei vielen Teilnehmern.
- Wann sollte man die Einladungen für Königsspiele verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist von ungefähr zwei Wochen. So bleiben noch mindestens sieben Tage, um Teams, Startnummern, Verpflegung und Elterninformationen zu finalisieren.
- Was braucht man bei Regen für Königsspiele?
- Lege spätestens eine Woche vorher fest, welche Disziplinen entfallen oder in Innenräume verlegt werden. Informiere Eltern und Freiwillige spätestens am Vorabend, sobald die Wettervorhersage eine Durchführung im Freien unsicher macht.
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