Juegos del Rey: checklist para organizarlo todo

Organizar los Juegos del Rey requiere coordinar pruebas deportivas, equipos, voluntarios y zonas para participantes y familias. Empieza por fijar la fecha, el lugar y el programa; después calcula cuántas personas asistirán para cerrar inscripciones, comida y material. La checklist reúne las tareas y los 91 artículos que necesitas controlar, desde mesas y carpas hasta balones, conos, cronómetros y medallas. También contempla los detalles que suelen llegar tarde: permisos, aparcamiento, señalización y un plan alternativo si llueve.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Definir el programa y las pruebas deportivas
3 personas
Recabar el número de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Enviar información a los padres
2 personas
Invitar a los voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Contratar estaciones deportivas
3 personas
Elaborar el programa de competición
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un programa alternativo en caso de lluvia
3 personas
Crear información sobre la ruta y el aparcamiento
2 personas
Crear el plano para los participantes
2 personas
Crear dorsales y listas de equipos
2 personas
Imprimir señalización
Encargar premios y medallas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir material deportivo
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar paquetes por equipo
3 personas
Enviar actualización del tiempo

Evento

Inspeccionar el recinto
3 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar carpas y mesas
6 personas
Montar estaciones deportivas
8 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el punto de catering
4 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Guiar a los equipos a las zonas de salida
6 personas
Encargarse de la inauguración
3 personas
Guiar el calentamiento
4 personas
Coordinar los relevos
8 personas
Guiar los juegos de agilidad
8 personas
Repartir las bebidas del descanso
5 personas
Coordinar torneos deportivos
10 personas
Registrar las puntuaciones
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir aperitivos sin alérgenos
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Proporcionar la música
2 personas
Entregar premios
3 personas
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
2 personas
Guiar a los participantes hasta la salida
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Vaciar puntos de residuos
4 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
5 personas
Desmontar mesas y sillas
6 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar el punto de catering
4 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Retirar los residuos
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Archivar fotos y documentos
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de inscripción
Papeleracant. 8
Vallas de separacióncant. 12
Boxes de salidacant. 6
Percheroscant. 4
Cajas para objetos perdidoscant. 4

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 12
Balones de baloncestocant. 8
Balones de balonmanocant. 8
Voleibolcant. 4
Testigos de relevocant. 12
Conoscant. 40
Aroscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 20
Bancos de equilibriocant. 4
Obstáculoscant. 12
Telones de paracaídascant. 2
Frisbeescant. 12
Pelotas de teniscant. 24
Pelotas blandascant. 20
Cintascant. 40
Silbatos de salidacant. 8
Cronómetroscant. 6
Marcadorescant. 8
Cintas métricascant. 4
Colchonetas deportivascant. 12
Petos de equipocant. 80
Cajonescant. 12
Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Cintas de medallacant. 180
Trofeoscant. 12
Dorsalescant. 180
Hojas de puntuacióncant. 40
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Lámparas recargablescant. 6
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Placas de cocción eléctricascant. 2
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Portátilcant. 2
Impresora

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Platoscant. 180
Cuencoscant. 100
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchilloscant. 8
Pinzascant. 8
Cuencoscant. 20
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de servircant. 20
Cajas isotérmicascant. 8
Contenedores de alimentoscant. 20

Decoración

Banderas de Países Bajoscant. 8
Guirnaldas naranjascant. 10
Globoscant. 200
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 16
Carteles para el escenariocant. 8
Decoración de mesa naranjacant. 20
Cartel de bienvenida
Señales de rutacant. 20

Limpieza

Bolsas de basuracant. 60
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 24
Limpiacristalescant. 3
Sets de escobacant. 4
Fregaderoscant. 4
Escobas de manocant. 6
Guantes de trabajocant. 12
Papeleras de papelcant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 8
Lámparas de exteriorcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el número de participantes al menos 10 días antes. Con esa cifra puedes preparar los equipos, los dorsales, las listas y las cantidades de aperitivos sin improvisar el día del evento.
Asigna los voluntarios por zona y no solo por prueba. Prevé como mínimo una persona para la inscripción, otra para cada estación deportiva y una coordinación general durante toda la jornada.
Comprueba el material deportivo entre 3 y 5 días antes: balones, petos, conos, obstáculos, cronómetros, marcadores y silbatos. Separa cada prueba en una caja o mesa para que el montaje sea más rápido.
Envía a las familias la ruta, el aparcamiento, el plano, el horario y la información dietética al menos 7 días antes. Así reduces preguntas el mismo día y detectas con tiempo alergias o necesidades especiales.
Prepara el plan de lluvia como máximo 48 horas antes, después de revisar el pronóstico. Define qué pruebas se trasladan, qué carpas o espacios cubiertos se usarán y quién comunica cualquier cambio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar los Juegos del Rey?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, contratar las estaciones deportivas, comprobar permisos e invitar a voluntarios. Deja la confirmación final de participantes, compras y material para la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los Juegos del Rey?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes. Necesitas ese margen para formar equipos, crear dorsales y listas, calcular la comida y enviar la información definitiva a las familias.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para los Juegos del Rey?: Calcula al menos un voluntario por estación deportiva, más una persona para inscripción, una para coordinar y otra para apoyar a las familias. Si hay 6 pruebas, prepara como mínimo 9 personas para cubrir cambios y descansos.
¿Qué hacer si llueve durante los Juegos del Rey?: Ten decidido el plan alternativo 48 horas antes y confirma la previsión la víspera. Traslada las pruebas posibles a un espacio cubierto, protege la mesa de inscripción y comunica la decisión a las familias con al menos 12 horas de antelación.

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