Jeux du Roi : la checklist pour tout organiser

Les Jeux du Roi demandent plus qu’un programme sportif : il faut coordonner les inscriptions, les équipes, les bénévoles, les réservations et le matériel. Commence par confirmer la date et le lieu, puis construis les épreuves autour du nombre de participants. Les détails souvent oubliés sont les autorisations, les besoins alimentaires, le stationnement et le plan de repli en cas de pluie. Cette checklist rassemble les préparatifs à suivre jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et les épreuves sportives
3 personnes
Recenser le nombre de participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Envoyer les informations aux parents
2 personnes
Inviter les bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver les stations de sport
3 personnes
Élaborer le programme des matchs
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan de repli en cas de pluie
3 personnes
Créer le trajet et les infos de parking
2 personnes
Créer un plan pour les participants
2 personnes
Créer les dossards et les listes d’équipe
2 personnes
Imprimer la signalisation
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer des kits par équipe
3 personnes
Envoyer la mise à jour météo

Événement

Inspecter le site
3 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes et les tables
6 personnes
Monter les stations sportives
8 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Aménager le point de restauration
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Guider les équipes vers les zones de départ
6 personnes
Assurer l’ouverture
3 personnes
Animer l'échauffement
4 personnes
Encadrer les relais
8 personnes
Encadrer les jeux d’adresse
8 personnes
Distribuer les boissons de la pause
5 personnes
Encadrer les tournois sportifs
10 personnes
Enregistrer les scores
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Distribuer des collations sans allergènes
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
2 personnes
Guider les participants vers la sortie
4 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
4 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le point de restauration
4 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Archiver les photos et les documents
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Poubellesqté 8
Barrières de sécuritéqté 12
Zones de départqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Caisses pour objets trouvésqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Ballons de handballqté 8
Volley-ballqté 4
Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 40
Cerceauxqté 20
Cordes à sauterqté 20
Bancs d'équilibreqté 4
Obstaclesqté 12
Toiles parachuteqté 2
Frisbeesqté 12
Balles de tennisqté 24
Balles souplesqté 20
Rubansqté 40
Sifflets de départqté 8
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 8
Mètres rubansqté 4
Tapis de sportqté 12
Chasubles d’équipeqté 80
Caissesqté 12
Cordes de tir à la cordeqté 2
Rubans de médailleqté 180
Coupes de prixqté 12
Numéros de départqté 180
Feuilles de scoreqté 40
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Lampes rechargeablesqté 6
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Plaques de cuisson électriquesqté 2
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimante

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteauxqté 8
Pincesqté 8
Petits bolsqté 20
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Caisses réfrigéréesqté 8
Conteneurs alimentairesqté 20

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 8
Fanions orangeqté 10
Ballonsqté 200
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 16
Panneaux de scèneqté 8
Décoration de table orangeqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 20

Nettoyage

Sacs poubelleqté 60
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24
Raclettes de solqté 3
Sets de balaiqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 6
Gants de travailqté 12
Poubelles en papierqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 8
Lampes d'extérieurqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévois ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Pour chaque épreuve, note le nombre d’équipes, la durée, le responsable et le matériel nécessaire. Garde au moins 15 minutes de marge entre deux activités pour les déplacements et les changements de terrain.
Répartis les bénévoles par poste plutôt que par journée entière : inscription, départs, arbitrage, scores, ravitaillement et sécurité. Prévois une personne de remplacement pour chaque poste essentiel.
Prépare les dossards, les listes d’équipe, les panneaux de score et la signalisation au moins 3 jours avant l’événement. Imprime aussi un plan avec les zones sportives, les toilettes, le buffet et les sorties.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis la veille. Si la pluie est possible, confirme le lieu de repli, l’accès aux tentes et le déplacement du matériel sportif avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser les Jeux du Roi ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réserve rapidement le lieu et les stations sportives, puis finalise les inscriptions et les équipes environ 2 semaines avant l’événement.
Quand envoyer les invitations pour les Jeux du Roi ?: Envoie-les 4 à 6 semaines à l’avance, avec une date limite d’inscription fixée environ 14 jours avant les Jeux. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la composition des équipes.
Quel matériel prévoir pour les épreuves sportives ?: Prévois le matériel correspondant à chaque discipline, notamment les ballons, cônes, chasubles, sifflets, chronomètres et panneaux de score. Vérifie chaque élément 2 à 3 jours avant et regroupe le matériel par épreuve dans des caisses séparées.
Que faire s’il pleut le jour des Jeux du Roi ?: Décide d’un plan de repli au plus tard la veille, après une dernière vérification des prévisions. Informe les parents et les bénévoles dès que la décision est prise, idéalement au moins 3 heures avant le début.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.