Organiser une fête du Roi, étape par étape

Une fête du Roi repose sur un enchaînement simple : définir les jeux, réserver le terrain, inscrire les participants, puis préparer le matériel et les équipes. Commencez par le programme et le règlement, car ils déterminent les horaires, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles. La veille, concentrez-vous sur les achats, les récompenses, les boissons et les vérifications techniques. Le jour J, prévoyez un point d’inscription visible et installez chaque station avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme de jeu
2 personnes
2
Rédiger le règlement
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver le lieu et le terrain
7
Vérifier le matériel
2 personnes
8
Commander les prix et médailles
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Mettre en place le parcours des jeux
2 personnes
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Récupérer les prix et le matériel
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les cartes de jeu
2 personnes
16
Tester la musique et le micro
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Contrôler le site
2 personnes
19
Monter les tentes de réception
4 personnes
20
Installer les tables et les chaises
3 personnes
21
Installer les stations de jeu
4 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Préparer la table des prix
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

25
Tenir la table d’inscription
2 personnes
26
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
27
Animer les manches du jeu
6 personnes
28
Suivre les points et les résultats
2 personnes
29
Servir les boissons
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
32
Accompagner les enfants pour les prix
2 personnes
33
Encadrer les activités de jeu libre
3 personnes
34
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

35
Trier le matériel de jeu
3 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
37
Démonter les tentes de fête
4 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Nettoyer le site
4 personnes
40
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
41
Ranger le matériel au sec
2 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes
43
Ranger les restes d'aliments non périssables

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 3
Table des prix
Table d'inscription

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Petits bolsqté 12
Thermosqté 4

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4

Matériel de sport

Cônesqté 24
Cerceauxqté 8
balles souplesqté 12
Corde de tir à la corde
Témoins de relaisqté 8
Gobelets d'eau pour le jeuqté 20
Jeu de lancer de boîtes
Sacs de course en sacqté 12
Craieqté 12
Chronomètreqté 3
Mètres rubansqté 3
Panneaux de scoreqté 6
Ruban de balisageqté 4

Matériel de jeu

Cartes de jeuqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Prixqté 60
Médaillesqté 60

Décoration

Fanions orangeqté 6
Ballons orangeqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Torchonsqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme au moins 3 semaines à l’avance et indiquez pour chaque jeu la durée, les règles et le nombre de participants. Sans ce cadre, les inscriptions et la répartition des bénévoles prennent du retard.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis arrêtez la liste définitive 5 à 7 jours avant la fête. Prévoyez aussi les encas et les boissons dans des glacières dès que les achats sont terminés.
Répartissez les bénévoles par rôle et par station au plus tard une semaine avant. Gardez au moins une personne à la table d’inscription et une autre capable de gérer le chronomètre, les scores et les changements de jeu.
Contrôlez le terrain et la météo la veille, puis montez les tentes et installez les tables et les chaises avant le début des jeux. Testez le microphone, l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant que le public arrive.
Préparez les cartes de jeu, les panneaux de score et la table des prix dans des zones séparées. Comptez le matériel station par station, notamment les cônes, cerceaux, balles, témoins, sacs de course et gobelets d’eau, pour repérer immédiatement un oubli.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une fête du Roi ?: Commencez environ 4 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et le terrain en premier, puis finalisez le programme, le règlement et les invitations dans les 7 jours suivants.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête du Roi ?: Prévoyez au minimum un bénévole par station de jeu, plus une personne à l’inscription et une personne chargée des scores et de la musique. Pour 6 stations, comptez donc au moins 8 bénévoles, avec 1 ou 2 remplaçants.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Vérifiez tout le matériel 3 à 5 jours avant, puis récupérez les prix et les équipements la veille. Refroidissez les boissons le jour précédent et installez les stations de jeu avant l’ouverture des inscriptions.
Que faire s’il pleut le jour de la fête du Roi ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis faites un dernier contrôle le matin même. Préparez les tentes et définissez au moins une solution de repli avant le début de l’installation.

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