Koningsdag vieren: checklist voor een goede voorbereiding

Een Koningsdagviering vraagt vooral om tijdige afstemming: locatie, toestemming, programma en vrijwilligers moeten vóór de praktische voorbereiding vaststaan. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vroeg, zodat je eten, drinken, tafels en stoelen kunt plannen. Regel tenten en geluidsapparatuur niet pas op de dag zelf en controleer vooraf hoe je stroom en regen opvangt. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in de juiste volgorde moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Benodigde toestemming controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rolverdeling doorgeven
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Versiering sorteren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Contactlijst afdrukken
Weersbescherming klaarleggen
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Afvalpunten bepalen
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Podiumvrije muziekhoek inrichten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Vlaggen plaatsen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffettafels inrichten
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
EHBO-koffer plaatsen

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Programma toelichten
Oranjekoek serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Kinderspelen begeleiden
5 personen
Vrijmarkt controleren
2 personen
Muziek verzorgen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Spelmateriaal opruimen
3 personen
Bitterballen bereiden
3 personen
Warme snacks serveren
3 personen
Vegetarische hapjes aanvullen
2 personen
Lichtjes inschakelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Muziek uitschakelen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval laten afvoeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barbladenaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Aanmeldtafel
Kleedhokje

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 120
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4

Decoratie

Oranje vlaggetjesaantal 12
Nederlandse vlaggenaantal 8
Oranje ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 3
Oranje tafelkledenaantal 12
Papieren slingersaantal 10
Oranje schminkaantal 6
Krijtbordenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Frituurpannenaantal 2
Batterijlampenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmaalsaantal 6
Serveerschalenaantal 18
Serveerplateausaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koekenpannenaantal 2
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Sportmateriaal

Zakloopzakkenaantal 8
Blikwerpsetaantal 2
Touwtrektouwenaantal 2
Stoepkrijtaantal 12
Plastic pionnenaantal 20
Sjoelbakkenaantal 2
Ringwerpsetsaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Zaklampenaantal 6

Overig

Klapbordenaantal 8
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 150
Powerbanksaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer toestemming en locatie uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf. Denk daarbij niet alleen aan het terrein, maar ook aan tenten, muziek, stroompunten en de plek van afvalpunten.
Verstuur uitnodigingen minimaal 4 weken van tevoren en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag tegelijk naar dieetwensen, zodat hapjes en buffet niet op het laatste moment aangepast moeten worden.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een duidelijke rolverdeling. Wijs per onderdeel minstens één verantwoordelijke aan voor ontvangst, catering, muziek, opbouw en opruimen.
Plan de opbouw met concrete tijden: zet tenten, tafels en stoelen bij voorkeur 2 tot 3 uur voor de start klaar. Test daarna speakers, microfoon, verlenghaspels en stekkerdozen voordat bezoekers arriveren.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en leg een alternatief klaar. Zorg dat weersbescherming, gekoelde dranken en versiering zo zijn gepland dat regen of wind niet meteen het hele programma verstoort.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Koningsdagviering organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, toestemming en reserveringen. Vier weken vooraf verstuur je uitnodigingen en deel je het programma; in de laatste week regel je boodschappen, vrijwilligers en weersmaatregelen.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor Koningsdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een viering van 4 uur komt dat neer op ongeveer 6 tot 9 drankjes per persoon, inclusief water en andere alcoholvrije opties.
Wanneer moet ik het weerplan voor Koningsdag maken?: Maak het alternatieve weerplan uiterlijk 1 week vooraf en controleer het opnieuw 48 uur voor de viering. Leg dan ook vast waar tenten, tafels, geluidsapparatuur en bezoekers bij regen terechtkunnen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Koningsdagviering?: Plan minimaal één verantwoordelijke per taakgebied en voeg bij grotere groepen extra mensen toe voor ontvangst, catering en opruimen. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf bekend, zodat uitval nog kan worden opgevangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.