Koningsdag-Feier organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe Genehmigungen und Reservierungen frühzeitig, idealerweise mindestens vier Wochen vor der Feier. So bleibt Zeit, den Ort oder das Programm anzupassen, falls eine Freigabe fehlt.
• Verschicke die Einladungen nicht ohne Rückmeldefrist. Setze sie auf etwa 10 bis 14 Tage vor dem Fest und erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Snacks und Buffet vollständig geplant werden können.
• Plane für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und lagere sie rechtzeitig gekühlt. Kühlboxen und Eiswürfelbehälter solltest du nicht erst am Veranstaltungstag suchen oder besorgen.
• Lege den Wetterplan spätestens zwei Tage vorher fest und stelle Wetterschutz bereit. Partyzelte, Tische und Stühle brauchen einen Aufbauort, der bei Regen nicht den Zugang, das Buffet oder die Musikecke blockiert.
• Teile Helfer mit festen Aufgaben und Uhrzeiten ein, statt nur eine allgemeine Bitte auszusprechen. Drucke die Kontaktliste aus und markiere Müllstellen, Anmeldetisch, Buffet und Ausgänge vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Koningsdag-Feier organisieren?

Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Einladungen sollten rund drei Wochen vor der Feier verschickt werden, mit einer Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Termin.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Koningsdag-Feier?

Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Für jede weitere Stunde planst du ungefähr ein bis zwei Getränke pro Person ein und hältst zusätzlich Wasser bereit.

Wann prüfe ich den Wetterplan für die Koningsdag-Feier?

Prüfe die Wettervorhersage zwei bis drei Tage vorher und entscheide, ob Zelte oder ein anderer Schutz benötigt werden. Am Veranstaltungstag kontrollierst du Gelände, Zugänge und Aufbaufläche noch einmal vor dem Eintreffen der Gäste.

Wie viele Helfer brauche ich für eine Koningsdag-Feier?

Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, eine für Getränke und Buffet sowie eine für Technik und Aufbau ein. Bei mehr als 30 Gästen ist eine zusätzliche Aufsicht für Müllstellen und laufende Aufgaben sinnvoll.

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