Checklist pour organiser une Fête du Koningsdag

Une Fête du Koningsdag réussie se prépare surtout dans le bon ordre. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis organise les inscriptions, le programme et les fournisseurs. La dernière semaine, concentre-toi sur la météo, les achats, les boissons au frais et la répartition des rôles. Le jour même, prévois assez de temps pour monter les tentes, installer les tables et vérifier les points de déchets avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations requises
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Communiquer la répartition des rôles
Vérifier les prévisions météo
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Créer la playlist musicale
Imprimer la liste de contacts
Préparer la protection contre les intempéries
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Déterminer les points de déchets
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager un coin musique sans scène
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer les drapeaux
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer les tables de buffet
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer la trousse de premiers secours

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Présenter le programme
Servir le gâteau à l'orange
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
5 personnes
Contrôler le marché aux puces
2 personnes
Fournir la musique
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
Préparer des bitterballen
3 personnes
Servir des snacks chauds
3 personnes
Réapprovisionner les bouchées végétariennes
2 personnes
Allumer les guirlandes
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Couper la musique
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Faire évacuer les déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Sous-mains de barqté 2
Tables de buffetqté 4
Table d’inscription
Cabine d’essayage

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 120
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Ciseauxqté 4

Décoration

Fanions orangeqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 8
Ballons orangeqté 150
Pompe à ballonsqté 3
Nappes orangeqté 12
Guirlandes en papierqté 10
Maquillage orangeqté 6
Panneaux en ardoiseqté 6

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Friteusesqté 2
Lampes à batterieqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Repas des cuisiniersqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Poêlesqté 2
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Matériel de sport

Sacs de course en sacqté 8
Jeu de lancer de boîtesqté 2
Cordes de tir à la cordeqté 2
Craie de trottoirqté 12
Plots en plastiqueqté 20
Tables de jeu de paletsqté 2
Jeux de lancer d'anneauxqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Lampes de pocheqté 6

Autre

Chevaletsqté 8
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 150
Batteries externesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Vérifie les autorisations au moins 4 à 6 semaines avant la fête : un événement en extérieur peut nécessiter des accords pour le lieu, le bruit ou l’électricité.
Ne garde pas la répartition des bénévoles pour le dernier jour. Attribue chaque rôle au moins une semaine avant et imprime une liste de contacts de secours.
Prépare un vrai plan météo de secours : décide à l’avance quelles activités passent sous les tentes et où protéger le buffet, les enceintes et les rallonges.
Achète les boissons et les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis mets les boissons au frais dès que possible. Prévois plusieurs glacières et bacs à glaçons pour le service.
Monte les tentes et installe les tables au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Garde une table séparée pour les inscriptions et un coin musique sans scène pour éviter de bloquer la circulation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Fête du Koningsdag ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, vérifier les autorisations, envoyer les invitations et réserver le matériel ou les fournisseurs.
Quand envoyer les invitations pour une Fête du Koningsdag ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la fête et fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant. Tu pourras ainsi traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant les achats.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la fête ?: Prévois au moins 2 heures pour monter les tentes, installer les tables et chaises, préparer le buffet et vérifier le site. Ajoute 30 minutes si tu dois installer les enceintes, le microphone et les rallonges électriques.
Que faire s’il pleut le jour de la Fête du Koningsdag ?: Décide du plan météo au plus tard 3 jours avant, après avoir vérifié les prévisions. Protège le buffet, le matériel audio et les branchements sous les tentes, et attribue une personne chargée de surveiller les conditions pendant la fête.

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