Checklist voor een drakenbootfestival organiseren

Een drakenbootfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en teams regelen. Je moet waterveiligheid, vergunningen, baanindeling en hulpverlening vroeg vastleggen, omdat die onderdelen bepalen of het programma door kan gaan. Daarna volgen inschrijvingen, teamindeling, wedstrijdschema en vrijwilligersinstructies. Deze checklist helpt je van eerste locatiekeuze tot gekoelde dranken, hapjes en een gecontroleerde wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Waterveiligheidsplan opstellen
2 personen
Drakenboten reserveren
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Start- en finishzone bepalen
2 personen
Reddingsdienst vastleggen
EHBO-bezetting vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Teams werven
3 personen
Aanmeldformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Vergunningen controleren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling maken
2 personen
Wedstrijdschema publiceren
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Catering bestellen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersbevestiging versturen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen controleren
3 personen
Terrein afzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Drakenboten te water laten
6 personen
Peddels en zwemvesten klaarleggen
3 personen
Baanmarkeringen plaatsen
4 personen
Start- en finishlijn markeren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligersposten bemannen
8 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Teams veiligheidsinstructie geven
3 personen
Opening aankondigen
Teams naar boten begeleiden
4 personen
Eerste races begeleiden
8 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Publiek informeren
2 personen
Tweede races begeleiden
8 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
8 personen
Barbecuebuffet uitserveren
5 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Winnaars huldigen
3 personen
Muziek verzorgen
Avondverlichting inschakelen
Laatste ronde serveren
3 personen
Afscheid aankondigen
Deelnemers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Boten uit het water halen
6 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Voedsel veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Baanmarkeringen verwijderen
3 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Dranghekkenaantal 30
Tafelkledenaantal 12
Parasolsaantal 4

Sportmateriaal

Drakenbotenaantal 2
Reserveboot
Peddelsaantal 50
Zwemvestenaantal 60
Drakentrommelsaantal 2
Startvlaggenaantal 4
Baanboeienaantal 20
Baanlijnenaantal 8
Stopwatchaantal 4
Megafoonsaantal 3
Startnummersaantal 150
Medaillelintenaantal 30
Trofeeënaantal 3

Veiligheid

Reddingsboeienaantal 6
Werplijnenaantal 6
Reddingsdekensaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 12
Waterbestendige zaklampenaantal 6
Waarschuwingsbordenaantal 8
Antislipmattenaantal 10

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Barbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 3
Kassa
Pinapparaataantal 2
Prikbordenaantal 3
Whiteboard

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Glazen kannenaantal 12
Serveerplateausaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Thermoskannenaantal 6
Waterkokeraantal 2
Handwasbakkenaantal 3
Voedselbakkenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Drakenbanierenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Routebordenaantal 10
Programmapostersaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakkistenaantal 2
Droogrekkenaantal 2

Overig

Verhuurformulierenaantal 150
Pennenaantal 30
Polsbandjesaantal 150
Watervaste stiftenaantal 12
Ducttapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Touwaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vergunningen en het waterveiligheidsplan vroeg vast. Reddingsdienst, EHBO, veiligheidsvesten, reddingsboeien en werplijnen moeten vóór de wedstrijddag beschikbaar en toegewezen zijn; controleer de vergunningen opnieuw zodra de locatie definitief is.
Reserveer naast de wedstrijd-boten ook een reserveboot en controleer per boot de peddels en zwemvesten. Maak de start- en finishzone zichtbaar met baanboeien, baanlijnen, startvlaggen en waarschuwingsborden.
Open de aanmelding voordat je de teamindeling maakt en verzamel dieetwensen meteen met het formulier. Publiceer het wedstrijdschema pas nadat de inschrijvingen zijn verwerkt, zodat je geen teams of starttijden hoeft te corrigeren.
Plan een aparte instructie voor vrijwilligers. Wijs per zone verantwoordelijken aan voor start, finish, publieksstromen, catering en veiligheid, en test muziek, microfoon en megafoons vooraf op de locatie.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Koel dranken pas wanneer de deelnemersaantallen vaststaan, zet partytenten, tafels en afvalbakken klaar en leg antislipmatten neer op natte looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een drakenbootfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en drakenboten. Regel reddingsdienst, EHBO en teams uiterlijk 6 tot 8 weken voor het festival.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een drakenbootfestival?: Dat hangt af van de locatie, het water en het verwachte aantal bezoekers. Neem minimaal 3 maanden vooraf contact op met de gemeente en controleer daarna welke eisen gelden voor watergebruik, publiek, geluid en tijdelijke voorzieningen.
Hoeveel boten heb ik nodig voor een drakenbootfestival?: Dat hangt af van het aantal teams en het wedstrijdformat. Reken naast de boten voor de heats op 1 reserveboot en neem voldoende peddels en zwemvesten mee voor de grootste geplande heat.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema publiceren?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en maak daarna het schema. Publiceer het bij voorkeur 7 tot 14 dagen vooraf, zodat teams hun starttijd, teamindeling en praktische instructies kunnen controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.