Koningsdag organiseren: checklist en planning

Een Koningsdagviering vraagt meer voorbereiding dan alleen oranje versiering en hapjes. Leg eerst het programma, de locatie en de taakverdeling vast; regel daarna gasten, leveranciers en materiaal. In de laatste week draait het vooral om weersverwachting, boodschappen, koeling en allergenen. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt, van de eerste publicatie tot het aansluiten van de geluidsinstallatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Leveranciersafspraken bevestigen
Locatie en sleutel regelen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Spelactiviteiten vastleggen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Contactlijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergenen apart verpakken
2 personen
Materiaal controleren
2 personen
Transport laden
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen en banken plaatsen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
Buffet en bar inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Veiligheidsmiddelen plaatsen
2 personen
Laatste terreincontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Spelactiviteiten begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Muziek verzorgen
Licht inschakelen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen droog opbergen
2 personen
Voorraad tellen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Bierbankenaantal 12
Partytentenaantal 3
Barkrukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiemokkenaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 8
Oranje vlaggetjeslijnenaantal 10
Oranje ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenpompaantal 2
Tie-wrapsaantal 100

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Openersaantal 4
Maatbekersaantal 2

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-werklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Recyclingbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Spelmateriaal

Ringwerpsetsaantal 2
Zakloopzakkenaantal 12
Stoepkrijtsetsaantal 4
Touwtrektouwenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer datum en programma minimaal 4 weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen meteen mee, zodat je uiterlijk 7 dagen voor de viering een definitieve gastenlijst en overzicht van allergenen hebt.
Bevestig leveranciers, locatie en sleutel uiterlijk 2 weken vooraf. Controleer ook of tafels, stoelen, partytenten en geluidsmateriaal op dezelfde dag beschikbaar zijn; ontbrekend materiaal vervang je dan nog zonder tijdsdruk.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Wijs per blok iemand aan voor ontvangst, spelactiviteiten, eten en drinken en techniek, en druk de contactlijst uiterlijk de dag ervoor af.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas de opstelling aan. Zet partytenten, tie-wraps, verlenghaspels en stekkerdozen klaar voordat je tafels en versiering opbouwt.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf en houd houdbare voorraad apart van gekoelde producten. Verpak allergene hapjes afzonderlijk en gebruik aparte serveertangen, zodat verwisseling tijdens de drukte minder snel gebeurt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagviering organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en leveranciers. Verstuur uitnodigingen minimaal 4 weken vooraf en rond de gastenlijst 7 dagen voor de viering af.
Wanneer moet ik de boodschappen voor Koningsdag doen?: Doe de houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf. Haal verse hapjes en gekoelde producten de dag ervoor en koel de dranken minimaal 4 uur voor aanvang.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Koningsdagviering?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakgebied per blok van 2 tot 3 uur: ontvangst, activiteiten, eten en drinken en techniek. Bij een grotere groep voeg je per 25 tot 30 gasten een extra ondersteuner toe.
Wanneer moet ik de geluidsinstallatie aansluiten?: Sluit actieve speakers, mengpaneel en microfoons 60 tot 90 minuten voor aanvang aan. Test daarna het volume, de microfoons en alle verlenghaspels voordat gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.