Koningsdag organiseren: checklist en planning

Een Koningsdagviering vraagt meer voorbereiding dan alleen oranje versiering en een muziekinstallatie. Leg eerst datum, locatie, vergunning en reserveringen vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, programma en vrijwilligers. In de laatste week controleer je leveringen, materiaal, weersverwachting en het alternatieve regenprogramma. Deze checklist helpt je de 77 taken in de juiste volgorde af te werken, van eerste afspraak tot boodschappen en geluidscheck.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunning controleren
Reserveringen maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma vastleggen
2 personen
Spelactiviteiten kiezen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Alternatief regenprogramma bepalen
2 personen
Plattegrond maken
Route en entree markeren
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Servies en glaswerk tellen
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers informeren

Event

Locatie openen
2 personen
Materialen uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Vlaggen plaatsen
3 personen
Spelstations opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderspellen begeleiden
6 personen
Vrijmarkt begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
Wedstrijd inschrijvingen verwerken
2 personen
Wedstrijd begeleiden
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afvalcontainers terugplaatsen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Oranje vlaggetjeslijnenaantal 10
Oranje ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Oranje tafeldecoratieaantal 12
Programmapostersaantal 8
Routebordenaantal 10
Pijlenstickersaantal 30

Sportmateriaal

Oranje pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Touwtrektouw
Zakloopzakkenaantal 12
Krijtaantal 6
Medaillelintenaantal 30
Prijzenaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Dweilen en emmersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de vergunning en locatie uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf. Houd rekening met entree, route, geluidsinstallatie, partytenten en de plek van buffettafels; die bepalen vaak de indeling en veiligheidsruimte.
Open de aanmeldingen zodra het programma vaststaat en vraag direct naar dieetwensen. Sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen voor Koningsdag, zodat je eten, servies, bekers en zitplaatsen kunt bijstellen.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok één aanspreekpunt aan. Leg vast wie ontvangst, spelactiviteiten, buffet, muziek en opruimen doet; alleen ‘genoeg helpers’ regelen leidt snel tot gaten.
Test speakers, microfoons, mengpaneel, verlenghaspels en stekkerdozen minimaal 3 dagen vooraf op de plek waar ze komen te staan. Controleer ook of kabels de route of entree niet kruisen en leg reservebatterijen klaar als die nodig zijn.
Maak uiterlijk 48 uur vooraf een droog én regenprogramma. Zet vast welke activiteiten binnen of onder partytenten passen, waar tafels en stoelen heen gaan en wie de weersverwachting op de ochtend zelf controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik Koningsdag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en reserveringen. Plan het programma en de vrijwilligers uiterlijk 3 weken vooraf; de laatste week gebruik je voor leveringen, boodschappen en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik een vergunning voor Koningsdag controleren?: Controleer de vergunningseisen zodra datum en locatie bekend zijn, bij voorkeur 8 weken vooraf. De aanvraagtermijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de laatste 2 weken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Koningsdagviering?: Maak per actief onderdeel minimaal één verantwoordelijke en plan daarnaast een coördinator voor het geheel. Werk met diensten van 2 tot 3 uur en tel ontvangst, buffet, spelactiviteiten, muziek en opruimen afzonderlijk mee.
Wanneer moet ik het regenprogramma voor Koningsdag vastleggen?: Leg het alternatief uiterlijk 48 uur vooraf vast en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf. Beschrijf ook wie tafels, stoelen, partytenten en geluidsapparatuur verplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.