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Koningsdag-Feier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Koningsdag-Feier steht und fällt mit guter Vorbereitung: Datum und Ort müssen feststehen, Genehmigungen und Reservierungen rechtzeitig erledigt sein. Plane Einladungen, Anmeldungen und das Programm so, dass du Ernährungswünsche und Helfer früh einbeziehen kannst. Kurz vor der Feier zählen Lieferungen, Wetter, Aufbauplan und Technik. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Einkauf und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigung prüfen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Spielaktivitäten auswählen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternatives Regenprogramm festlegen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Route und Eingang markieren

    2 Personen

  • Dekoration überprüfen

    2 Personen

  • Spielmaterial kontrollieren

    2 Personen

  • Geschirr und Glasware zählen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke gekühlt lagern

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Brötchen vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Freiwillige informieren

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Materialien ausladen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Fahnen aufstellen

    3 Personen

  • Spielstationen aufbauen

    4 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Freiwillige empfangen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kinderspiele betreuen

    6 Personen

  • Flohmarkt begleiten

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Wettkampfanmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Wettbewerb begleiten

    3 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt lagern

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Spielmaterial sammeln

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar und Küche reinigen

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Abfallcontainer zurückstellen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 4
  • BarhockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 80
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4

Dekoration

  • Niederländische FlaggenAnz. 12
  • Orange WimpelkettenAnz. 10
  • Orange BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • Orange TischdekorationAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 8
  • WegweiserAnz. 10
  • PfeilaufkleberAnz. 30

Sportmaterial

  • Orange HütchenAnz. 20
  • ReifenAnz. 8
  • SoftbälleAnz. 12
  • Tauziehseil
  • SackhüpfsäckeAnz. 12
  • KreideAnz. 6
  • MedaillenbänderAnz. 30
  • PreiseAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • Mopps und EimerAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionsspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen und Reservierungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Feier. Bei einer öffentlichen Route oder größeren Veranstaltung kann die Bearbeitung länger dauern.
  • Öffne die Anmeldungen spätestens 3 bis 4 Wochen vorher und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. So kannst du Mengen für Buffet, Geschirr und Getränke rechtzeitig anpassen.
  • Lege das Programm mit Spielaktivitäten und Musik spätestens 2 Wochen vorab fest. Teile freiwillige Helfer danach in konkrete Schichten ein, statt nur allgemein nach Unterstützung zu fragen.
  • Erstelle 5 bis 7 Tage vorher einen Lageplan mit Eingang, Route, Zelten, Buffet und Technik. Markiere außerdem, wo Verlängerungskabel liegen und welche Bereiche bei Regen genutzt werden.
  • Kontrolliere am Vortag Spielmaterial, Geschirr, Kühlboxen und die Tonanlage. Bestätige Lieferungen erneut und erledige den Einkauf so, dass gekühlte Waren erst kurz vor Beginn besorgt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Koningsdag-Feier planen?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Einladungen und Anmeldungen können danach etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollte ich die Einladungen für eine Koningsdag-Feier verschicken?
Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor der Feier. Schließe die Anmeldung ungefähr 7 bis 10 Tage vorher, damit du Mengen, Ernährungswünsche und Helfereinteilung finalisieren kannst.
Was muss ich bei schlechtem Wetter für die Koningsdag-Feier vorbereiten?
Lege mindestens 1 Woche vorher ein alternatives Regenprogramm fest und prüfe, ob Partyzelte, Innenräume oder eine verkürzte Route verfügbar sind. Kommuniziere die Entscheidung spätestens am Vortag, sobald die Wettervorhersage verlässlich ist.
Wann soll ich Technik und Spielmaterial kontrollieren?
Kontrolliere Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel am Vortag und teste die Tonanlage mindestens einmal vollständig. Spielmaterial, Geschirr und Kühlboxen sollten ebenfalls spätestens 24 Stunden vorher gezählt und einsatzbereit sein.

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