Checklist para organizar la Celebración del Día del Rey

Organizar la Celebración del Día del Rey requiere coordinar permisos, reservas, invitados y un programa que funcione también si cambia el tiempo. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y deja cerradas las inscripciones antes de calcular comida, bebida, vajilla y mobiliario. Durante la última semana, comprueba las entregas, el material de juego, la decoración y el equipo de sonido. El día anterior, prepara el plano, la señalización y las tareas de cada voluntario.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar el permiso
Hacer reservas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Fijar el programa
2 personas
Elegir actividades de juego
2 personas
Preparar el programa musical
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Definir un programa alternativo por lluvia
2 personas
Hacer el plano
Señalizar la ruta y la entrada
2 personas
Comprobar la decoración
2 personas
Comprobar el material de juego
2 personas
Contar la vajilla y la cristalería
2 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Informar a los voluntarios

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Descargar el material
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar la barra
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar banderas
3 personas
Montar estaciones de juegos
4 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Servir café y té
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar los juegos infantiles
6 personas
Acompañar el mercado libre
3 personas
Proporcionar la música
Procesar las inscripciones del concurso
2 personas
Coordinar la competición
3 personas
Entregar premios
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Anunciar la última ronda
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Guardar los restos refrigerados
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Reunir el material de juego
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Volver a colocar los contenedores de residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 6
Mantelescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Decoración

Banderas de Países Bajoscant. 12
Guirnaldas de banderines naranjascant. 10
Globos naranjascant. 100
Bomba de globoscant. 2
Decoración de mesa naranjacant. 12
Pósteres del programacant. 8
Señales de rutacant. 10
Pegatinas de flechascant. 30

Material deportivo

Conos naranjascant. 20
Aroscant. 8
Pelotas blandascant. 12
Cuerda para tira y afloja
Sacos para carreras de sacoscant. 12
Tizacant. 6
Cintas de medallacant. 30
Premioscant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de basuracant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonas y cuboscant. 3
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el permiso y las reservas antes de enviar las invitaciones. Si el evento es al aire libre, confirma también qué zonas pueden ocuparse y dónde colocar las carpas, las mesas y la entrada.
Abre las inscripciones con una fecha límite concreta, idealmente 7 días antes. Usa las respuestas para registrar preferencias dietéticas y calcular platos, cuencos, vasos, cubiertos y bebidas sin improvisar.
Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y entrega a cada persona una tarea definida: recepción, juegos, buffet, ruta, limpieza o apoyo técnico. Confirma las asignaciones al menos 3 días antes.
Prepara un programa alternativo por lluvia como mínimo 48 horas antes. Revisa el pronóstico, decide qué actividades se trasladan y comprueba que las carpas, el sonido y las conexiones eléctricas puedan utilizarse con seguridad.
Haz una prueba del sonido el día anterior y deja preparados los enrollacables, las regletas, los micrófonos y la mesa de mezclas. Cuenta la vajilla y limpia las neveras portátiles antes de hacer la compra final.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para el Día del Rey?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la celebración. Fija la fecha límite de inscripción 7 días antes para poder ajustar el programa, la comida y el material.
¿Cuándo hay que comprobar el permiso para celebrar el Día del Rey?: Compruébalo antes de confirmar el lugar y, como mínimo, 6 semanas antes del evento. Así tendrás tiempo para modificar la ubicación o completar la documentación si surge algún requisito.
¿Cuándo se prepara el plan alternativo por lluvia?: Define el plan al menos 48 horas antes y vuelve a revisar el pronóstico la víspera. Indica qué actividades continúan, dónde se colocan las carpas y quién comunica los cambios.
¿Cuándo se hace la compra para la Celebración del Día del Rey?: Haz la compra principal 1 o 2 días antes, después de cerrar las inscripciones. Compra los productos frescos según su conservación y revisa ese mismo día la lista de vajilla, bebidas y hielo.

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