Zo organiseer je een koffieochtend zonder last-minute stress

Begin een koffieochtend niet met boodschappen doen, maar met de locatie, het verwachte aantal bezoekers en hun dieetwensen. Daarna werk je van voorbereiding naar opbouw: aanmeldingen verwerken, boodschappen controleren, vers brood ophalen en de ruimte klaarzetten. Plan de koffieapparaten en waterkokers pas nadat je weet waar stopcontacten en tafels staan. Op de ochtend zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een bereikbare theehoek en een buffet dat je direct kunt aanvullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Bezoekerslijst afdrukken
6
Boodschappenlijst controleren
7
Boodschappen doen
2 personen
8
Vers brood ophalen
9
Koffiebonen malen
10
Koelproducten koud zetten
11
Locatiesleutel ophalen
12
Ruimte ventileren
13
Tafels opstellen
2 personen
14
Stoelen neerzetten
2 personen
15
Tafelkleden leggen
2 personen
16
Servies klaarzetten
2 personen
17
Koffieapparaten aansluiten
2 personen
18
Theehoek inrichten
19
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
20
Fruit en gebak klaarzetten
2 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
22
Welkomstbord plaatsen

Event

23
Gasten verwelkomen
2 personen
24
Koffie en thee serveren
2 personen
25
Ontbijtbuffet aanvullen
2 personen
26
Dranken bijvullen
27
Gebruikt servies verzamelen
28
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

29
Voedsel veilig opbergen
2 personen
30
Servies afwassen
2 personen
31
Koffieapparaten reinigen
32
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
33
Ruimte schoonmaken
2 personen
34
Afval verzamelen
35
Materialen controleren
36
Locatie afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 35
Tafelkledenaantal 5

Servies

Koffiekopjesaantal 35
Theeglazenaantal 35
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Theelepelsaantal 40
Serveerplateausaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Scharenaantal 2

Decoratie

Bloemstukkenaantal 3
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handveger en blik
Dweil en emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en verwerk ze meteen in de boodschappenlijst. Zo hoef je niet tijdens de koffieochtend te zoeken naar een geschikt alternatief.
Haal vers brood zo laat mogelijk op: bij voorkeur op de ochtend zelf of maximaal 2 uur voor aanvang. Zet koelproducten direct koud en laat ze niet op de ontvangsttafel staan.
Leg de opbouw in deze volgorde vast: tafels en stoelen, tafelkleden, servies, koffieapparaten en daarna het eten. Zo voorkom je dat kabels onder tafels verdwijnen of beleg moet wijken voor apparatuur.
Maak naast de koffietafel een aparte theehoek met waterkokers, theeglazen en theelepels. Eén gezamenlijke drankplek veroorzaakt bij meer dan 20 bezoekers snel een rij.
Zet de bezoekerslijst, naamkaartjes en een welkomstbord bij de ingang klaar voordat de eerste gast arriveert. Reserveer daarnaast minimaal 15 minuten voor ventileren, een laatste controle en het leegmaken van verpakkingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een koffieochtend organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de koffieochtend en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen van tevoren, zodat je catering en servies kunt controleren.
Hoeveel koffie en thee heb je nodig voor een koffieochtend?: Reken voor een koffieochtend van ongeveer 2 uur op 3 tot 4 koppen warme drank per persoon. Voor 25 bezoekers betekent dat circa 75 tot 100 koppen; houd extra heet water en koffie achter de hand voor het laatste halfuur.
Wanneer moet je boodschappen doen voor een koffieochtend?: Doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal vers brood op de ochtend zelf. Zet melk, boter, beleg en andere koelproducten direct na thuiskomst koud en controleer alles nogmaals voordat je de ruimte opbouwt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een koffieochtend op te bouwen?: Plan voor een groep van maximaal 25 bezoekers minstens 60 tot 90 minuten opbouwtijd. Tel daar 15 minuten bij op voor ventileren, aansluiten van koffieapparaten, een laatste controle en het klaarzetten van de ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.