Zo organiseer je een koffieochtend

Een koffieochtend loopt soepel als je eerst de bezoekers en locatie vastlegt en daarna pas catering en inrichting uitwerkt. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen, zodat broodjes, beleg en andere boodschappen niet op het laatste moment veranderen. Controleer vooraf koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en servies. Op de dag zelf werk je van ruimte en tafels naar koffie, eten en ontvangst; zo voorkom je dat bezoekers binnenkomen terwijl de basis nog niet klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Cateringhoeveelheden bepalen
6
Reserveringen maken
7
Leveranciers controleren
8
Programma afstemmen
2 personen
9
Bevestiging aan bezoekers sturen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Servies en materialen controleren
2 personen
12
Tafelschikking voorbereiden
13
Naamkaartjes maken
14
Infomateriaal klaarleggen
15
Koffiebonen malen
16
Locatie openen
2 personen
17
Ruimte ventileren
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen neerzetten
2 personen
20
Tafels dekken
3 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten

Event

25
Bezoekers verwelkomen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Broodjes en gebak serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
31
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Voedsel veilig opbergen
2 personen
33
Afval verzamelen
2 personen
34
Servies afwassen
3 personen
35
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
36
Ruimte schoonmaken
2 personen
37
Materialen controleren
2 personen
38
Materialen retourneren
2 personen
39
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Taartvorkjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 6

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 55

Schoonmaak

Schoonmaaksponsjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig datum en locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Stuur na verwerking van de aanmeldingen opnieuw een bevestiging met het programma en vraag dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf op.
Bepaal de catering aan de hand van het definitieve aantal bezoekers. Reserveer of bestel pas daarna de benodigde broodjes, beleg en boodschappen, zodat je niet te veel of te weinig inkoopt.
Test koffiezetapparaten en waterkokers vóór de ochtend en controleer of verlengsnoeren en stekkerdozen veilig liggen. Zet koffiebonen, water en thermoskannen zo klaar dat de eerste koffie direct kan worden geschonken.
Richt de ruimte eerst praktisch in: tafels, stoelen, ontvangsttafel en afvalbakken. Dek daarna pas de tafels met kopjes, glazen, borden, lepels en vorkjes; zo hoef je servies niet opnieuw te verplaatsen.
Plan extra tijd voor de ontvangst. Open de locatie vroeg genoeg om te ventileren, de tafelschikking en naamkaartjes klaar te zetten en koffie, thee, broodjes en beleg vóór binnenkomst uit te stallen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een koffieochtend klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, ventileren, tafels en stoelen neerzetten, tafels dekken en koffie en thee voorbereiden. Houd nog 15 tot 30 minuten over voor onverwachte problemen met apparatuur of catering.
Wanneer moet je dieetwensen voor een koffieochtend verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de koffieochtend. Gebruik het definitieve aantal daarna voor de cateringhoeveelheden en boodschappen.
Hoeveel koffie en thee heb je nodig voor een koffieochtend?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 koppen drank per persoon, verdeeld over koffie en thee. Voor een ochtend van ongeveer 2 uur kom je meestal uit op 4 tot 5 koppen per persoon; stem dit af op het programma en de duur.
Wanneer stuur je de bevestiging aan bezoekers?: Stuur de bevestiging zodra aanmeldingen, locatie en programma definitief zijn, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin het tijdstip, de locatie, eventuele dieetafspraken en praktische informatie over de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.