Organiser un café matinal, étape par étape

Un café matinal se prépare surtout dans le bon ordre : confirmer le lieu, connaître le nombre de participants, puis réserver et acheter les bonnes quantités. Les détails qui prennent du retard sont souvent les besoins alimentaires, la vaisselle et l’installation de la salle. Prévoyez aussi un déroulé simple pour que l’accueil, le café, le thé et le service des sandwiches s’enchaînent sans attente. Le jour J, ouvrez suffisamment tôt pour aérer, installer les tables et préparer les boissons avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Déterminer les quantités de catering
6
Faire les réservations
7
Vérifier les fournisseurs
8
Coordonner le programme
2 personnes
9
Envoyer une confirmation aux visiteurs
10
Faire les courses
2 personnes
11
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
12
Préparer la disposition des tables
13
Créer des badges nominatifs
14
Préparer le matériel d’information
15
Moudre les grains de café
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Aérer la salle
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
2 personnes
20
Dresser les tables
3 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
3 personnes
23
Suspendre la décoration
2 personnes
24
Aménager la table d'accueil

Événement

25
Accueillir les visiteurs
3 personnes
26
Enregistrer la présence
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Servir les sandwiches et les pâtisseries
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
31
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

32
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
33
Rassembler les déchets
2 personnes
34
Faire la vaisselle
3 personnes
35
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
36
Nettoyer l’espace
2 personnes
37
Vérifier le matériel
2 personnes
38
Retourner les matériels
2 personnes
39
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 55
Table d’accueil
Poubellesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 6

Équipement

Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 6
Porte-nomsqté 55

Nettoyage

Éponges de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis envoyez les invitations assez tôt pour obtenir un nombre fiable d’inscrits. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard 3 à 5 jours avant le café.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et arrêtez les quantités après la date limite. Prévoyez les achats et les réservations en fonction du nombre confirmé, pas du nombre d’invités initial.
Vérifiez la vaisselle et le matériel avant les courses : tasses à café, verres à thé, verres à eau, assiettes et couverts doivent couvrir tous les participants, avec une petite marge de 10 %.
Organisez la salle avant de préparer les boissons : aérez, installez les tables et les chaises, dressez les nappes, puis préparez la table d’accueil avec les badges et les informations pratiques.
Moulez les grains et mettez en place le café, le thé, les sandwiches et les garnitures juste avant l’ouverture. Gardez les boissons chaudes dans des thermos pour éviter une file d’attente dès les premières minutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un café matinal ?: Prévoyez au moins 2 semaines pour confirmer le lieu, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et vérifier les fournisseurs. Gardez les 2 ou 3 derniers jours pour les quantités finales et les achats.
Quand faut-il demander les besoins alimentaires des participants ?: Ajoutez la question dès l’envoi des invitations et fixez une date limite 5 à 7 jours avant l’événement. Ainsi, vous pouvez adapter les courses, le catering et les garnitures avant la réservation finale.
À quelle heure faut-il ouvrir la salle avant un café matinal ?: Ouvrez la salle au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Ce délai permet d’aérer, d’installer les tables et les chaises, de dresser les tables et de préparer le café et le thé.
Combien de vaisselle faut-il prévoir pour un café matinal ?: Prévoyez une pièce par participant pour chaque type de vaisselle utilisé, plus environ 10 % de réserve. Pour 40 personnes, cela représente par exemple 44 tasses, 44 verres à eau, 44 assiettes et suffisamment de cuillères et de fourchettes à gâteau.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.