Zo organiseer je een koffieochtend zonder gedoe

Een koffieochtend loopt soepel als je eerst de deelnemers en dieetwensen vastlegt en daarna pas boodschappen en hoeveelheden bepaalt. Plan de voorbereiding in twee momenten: een controle enkele dagen vooraf en het klaarzetten op de ochtend zelf. Test koffiezetapparaten en waterkokers voordat gasten arriveren, richt koffie en thee apart in en houd dieetproducten herkenbaar gescheiden. Met een duidelijke ontvangsttafel en voldoende serveermateriaal voorkom je wachtrijen bij binnenkomst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst opstellen
5
Leveringen controleren
6
Boodschappen doen
2 personen
7
Dieetproducten apart zetten
8
Koelwaren koelen
9
Koffieapparaten testen
10
Ruimte ventileren
11
Tafels opstellen
2 personen
12
Stoelen plaatsen
2 personen
13
Tafelkleden neerleggen
14
Servies klaarzetten
2 personen
15
Koffiehoek inrichten
2 personen
16
Theehoek inrichten
17
Gebak aansnijden
2 personen
18
Broodjes voorbereiden
2 personen
19
Fruit wassen en snijden
20
Dranken koud zetten
21
Koffie zetten
2 personen
22
Theewater verwarmen
23
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

24
Gasten verwelkomen
2 personen
25
Koffie en thee serveren
2 personen
26
Broodjes en gebak serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Gebak en broodjes bijvullen
29
Gebruikt servies verzamelen

Nazorg

30
Koffiehoek afsluiten
31
Eten veilig opbergen
2 personen
32
Servies afwassen
2 personen
33
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
34
Afval verzamelen
35
Ruimte schoonmaken
2 personen
36
Materialen controleren
37
Materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 35
Kapstok

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Schoteltjesaantal 40
Bordenaantal 40
Theelepelsaantal 40
Waterglazenaantal 40
Serveertangenaantal 4
Taartscheppenaantal 2
Schenk kannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelbox

Keuken

Serveerschalenaantal 6
Dienbladenaantal 5
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 5
Bloemstukkenaantal 5
Tafelbordjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Bezem en blik
Dweil en emmer
Schoonmaakdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 dagen vooraf en noteer per deelnemer dieetwensen. Zo kun je boodschappen doen op basis van het definitieve aantal en dieetproducten apart klaarzetten.
Controleer leveringen en boodschappen minimaal 1 dag vooraf. Zet koelwaren direct koud en leg servies, serveertangen, taartscheppen en schenk kannen per onderdeel bij elkaar.
Test koffiezetapparaten en waterkokers de dag ervoor met een volledige kan. Controleer tegelijk of je genoeg thermoskannen hebt om koffie en thee tijdens de ontvangst warm te houden.
Begin 60 tot 90 minuten voor de start met ventileren, tafels en stoelen plaatsen en de koffie- en theehoeken inrichten. Zet waterglazen, kopjes, schoteltjes en theelepels op vaste plekken.
Snijd gebak, broodjes en fruit pas kort voor de ontvangst en gebruik aparte serveerschalen en tangen voor dieetproducten. Zet de ontvangsttafel klaar voordat je de eerste koffie zet, zodat je gasten direct kunt verwelkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koffieochtend organiseren?: Stuur uitnodigingen bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Vraag dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de koffieochtend op, zodat je de deelnemerslijst en boodschappen nog kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een koffieochtend klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, servies, koffie- en theehoeken en de ontvangsttafel. Plan daarnaast 15 tot 20 minuten voor het snijden van gebak, broodjes en fruit.
Wanneer zet je koffie voor een koffieochtend?: Zet de eerste koffie ongeveer 10 tot 15 minuten voor de start, afhankelijk van de doorlooptijd van het apparaat. Vul thermoskannen bij voordat de eerste gasten binnenkomen en zet daarna vers bij wanneer de voorraad bijna op is.
Hoe voorkom ik verwarring met dieetproducten?: Zet dieetproducten apart op een eigen serveerschaal en gebruik een aparte serveertang. Label ze uiterlijk tijdens het klaarzetten, ongeveer 30 minuten voor de ontvangst, en licht de persoon bij de koffiehoek kort in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.