Organiser un matinée café sans rien oublier

Pour organiser une matinée café, commencez par connaître le nombre réel de participants et leurs besoins alimentaires. Enchaînez ensuite les achats, le contrôle des livraisons et la préparation de la salle, puis gardez le café et le thé pour la dernière étape. Ce format paraît simple, mais les oublis concernent souvent les tasses, les boissons fraîches et les produits adaptés aux régimes particuliers. Une préparation par étapes évite les files d’attente et les boissons tièdes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Établir la liste des participants
5
Vérifier les livraisons
6
Faire les courses
2 personnes
7
Mettre de côté les produits diététiques
8
Réfrigérer les denrées fraîches
9
Tester les machines à café
10
Aérer la salle
11
Installer les tables
2 personnes
12
Installer les chaises
2 personnes
13
Disposer les nappes
14
Préparer la vaisselle
2 personnes
15
Aménager le coin café
2 personnes
16
Aménager le coin thé
17
Découper le gâteau
2 personnes
18
Préparer les sandwichs
2 personnes
19
Laver et couper les fruits
20
Mettre les boissons au frais
21
Préparer le café
2 personnes
22
Chauffer l’eau du thé
23
Installer la table d’accueil

Événement

24
Accueillir les invités
2 personnes
25
Servir le café et le thé
2 personnes
26
Servir les sandwiches et les pâtisseries
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
28
Réapprovisionner les viennoiseries et les sandwichs
29
Rassembler la vaisselle utilisée

Suivi

30
Fermer l’espace café
31
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
32
Faire la vaisselle
2 personnes
33
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
34
Rassembler les déchets
35
Nettoyer l’espace
2 personnes
36
Vérifier le matériel
37
Retourner les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 5
Chaisesqté 35
Porte-manteau

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Sous-tassesqté 40
Assiettesqté 40
Cuillères à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Pinces de serviceqté 4
Pelles à gâteauqté 2
Pichets de serviceqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacière

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Plateauxqté 5
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Louchesqté 4

Décoration

Nappesqté 5
Compositions floralesqté 5
Pancartes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Balai et pelle
Serpillière et seau
Chiffons de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant la matinée. Vous pourrez ainsi établir la liste des participants, recueillir les besoins alimentaires et ajuster les quantités de gâteau, de fruits et de sandwichs.
Contrôlez les livraisons dès leur arrivée, puis réfrigérez immédiatement les produits frais et mettez les boissons au frais. Réservez les produits diététiques dans un endroit clairement identifié pour éviter qu’ils soient servis par erreur.
Testez chaque machine à café et chaque bouilloire la veille, avec les prises et les rallonges réellement utilisées. Prévoyez les thermos pour maintenir une partie du café et de l’eau chaude pendant l’accueil.
Installez les tables, les chaises, les nappes et le vestiaire avant de préparer les aliments. Séparez nettement le coin café du coin thé et laissez un espace libre pour la circulation autour des plateaux et des pichets.
Découpez le gâteau, préparez les sandwichs et lavez les fruits peu avant l’arrivée des invités. Gardez le service du café et du thé pour le dernier moment, puis placez la vaisselle et les pinces de service à portée de main.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une matinée café ?: Envoyez-les idéalement 10 à 14 jours avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 5 jours avant. Il vous restera ainsi quelques jours pour traiter les réponses et faire les courses.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez environ 90 minutes pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, poser les nappes, préparer la vaisselle et aménager les espaces café et thé. Ajoutez 30 minutes si le mobilier doit être déplacé depuis une autre pièce.
Quand préparer le café et le thé ?: Préparez-les juste avant l’accueil, généralement 10 à 15 minutes avant l’arrivée du premier invité. Conservez ensuite une partie du café et de l’eau chaude dans des thermos pour éviter une préparation précipitée pendant le service.
Combien de temps avant servir le gâteau, les fruits et les sandwichs ?: Préparez les sandwichs et découpez le gâteau 30 à 45 minutes avant le début, puis lavez et coupez les fruits au plus près du service. Les produits frais doivent rester réfrigérés jusqu’à leur mise en place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.