Checklist voor een goed georganiseerde koffieochtend

Een koffieochtend vraagt meer voorbereiding dan alleen koffie zetten. Je moet vooraf weten hoeveel mensen komen, welke dieetwensen er zijn en of de locatie genoeg kopjes, stoelen en apparatuur heeft. Begin met datum, locatie en uitnodigingen en werk daarna toe naar boodschappen, indeling en ontvangst. Op deze pagina staat een compleet plan met 36 taken en 32 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering bevestigen
Definitieve gastenlijst maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
Koelproducten koelen
Koffieapparatuur controleren
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels dekken
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Gebak en fruit presenteren
Dieetopties apart labelen
Ontvangsttafel inrichten
Afvalbakken plaatsen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
Gebruikt servies verzamelen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Koffieapparatuur reinigen
Materialen terugbrengen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 4
Stoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 4
Kapstok

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Theeglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Gebaksbordjesaantal 36
Koffielepelsaantal 36
Vorkenaantal 36
Messenaantal 36
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Melkkannetjesaantal 3
Suikerpottenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Botermessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Etikettenaantal 40
Servettenhoudersaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 3
Menukaartenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Catering

Waterkannenaantal 3
Drankdispensersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de koffieochtend. Label dieetopties apart op het buffet, zodat gasten niet hoeven te raden welke producten voor hen geschikt zijn.
Controleer 2 dagen vooraf of er genoeg koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes en theeglazen zijn. Test apparatuur met verlengsnoeren voordat je de tafels indeelt.
Koel melk en andere koelproducten minimaal 4 uur voor aanvang. Zet houdbare voorraad, servetten, suikerpotten en melkkannetjes al de avond ervoor klaar.
Plan de opbouw minstens 90 minuten voor de ontvangst. Gebruik die tijd voor ventileren, tafels en stoelen plaatsen, dekken en het klaarmaken van koffie, thee, brood, beleg, gebak en fruit.
Maak de ontvangsttafel en afvalpunten zichtbaar voordat de eerste gast binnenkomt. Vul koffie, thee en het buffet tijdens de ochtend regelmatig aan in plaats van alles tegelijk neer te zetten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd vooraf moet ik een koffieochtend organiseren?: Begin 2 tot 3 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de koffieochtend, zodat je de boodschappen en definitieve gastenlijst kunt afronden.
Hoe lang van tevoren moet ik de locatie klaarzetten voor een koffieochtend?: Reken op minimaal 90 minuten opbouwtijd. In die tijd kun je de ruimte ventileren, tafels en stoelen plaatsen, dekken, apparatuur controleren en koffie, thee en het buffet voorbereiden.
Hoeveel kopjes en stoelen heb ik nodig voor een koffieochtend?: Zet voor iedere aangemelde gast minimaal 1 stoel en 1 koffiekopje klaar. Leg daarnaast extra servies klaar voor gebak en thee; 10 procent reserve voorkomt tekorten wanneer iets valt of extra wordt gebruikt.
Wat moet ik de avond voor een koffieochtend al regelen?: Zet houdbare voorraad, servetten, tafelkleden, etiketten en decoratie klaar en controleer de koffieapparatuur. Koelproducten bewaar je gekoeld en zet je pas op de ochtend zelf op tafel, bij voorkeur maximaal 2 uur voor gebruik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.